Mẫu biên bản bàn giao tài liệu: kiểm đủ hồ sơ và quyền truy cập
Mẫu bàn giao hồ sơ giấy và điện tử có danh mục, phiên bản, mục còn thiếu và kiểm tra quyền. Kèm checklist, không ghi mật khẩu trong biên bản.
Đọc hướng dẫnCẩm nang cho doanh nghiệp nhỏ
Việc giấy tờ rõ ràng hơn.
Ứng dụng AI thiết thực hơn.
Mẫu tham khảo, cách làm từng bước và checklist để bạn bắt đầu từ chính công việc đang cần giải quyết.
Mẫu công văn
Viết rõ yêu cầu, đủ thông tin và biết bước tiếp theo.
Mẫu thư mời làm việc với đối tác: gửi gì để cuộc gặp có kết quả?
Mẫu thư mời đối tác có mục tiêu, lịch, nội dung và tài liệu chuẩn bị. Hướng dẫn xác nhận tham dự, điều chỉnh lịch và ghi nhận việc sau cuộc gặp.
Đọc hướng dẫnMẫu biên bản họp công ty: ghi rõ kết luận, người làm và thời hạn
Mẫu biên bản họp điều hành có phần ý kiến, kết luận, người thực hiện và thời hạn. Kèm cách kiểm tra bản ghi AI, không thay biên bản quản trị bắt buộc.
Đọc hướng dẫnMẫu tờ trình mua sắm nội bộ: nêu nhu cầu, chi phí và người phê duyệt
Mẫu tờ trình mua sắm cho doanh nghiệp nhỏ, có phương án, dự toán, điều kiện duyệt và kiểm nhận. Kèm hướng dẫn tránh bỏ sót chi phí duy trì.
Đọc hướng dẫnMẫu thông báo thay đổi đầu mối liên hệ của doanh nghiệp
Mẫu thông báo đổi người phụ trách, kèm ngày áp dụng, phạm vi, kênh xác minh và bảng bàn giao. Không gộp yêu cầu đổi tài khoản hoặc chuyển tiền.
Đọc hướng dẫnMẫu công văn giải trình chậm gửi hồ sơ cho đối tác
Mẫu giải trình chậm hồ sơ giữa doanh nghiệp, kèm cách tách sự kiện, nguyên nhân và kế hoạch khắc phục. Không dùng thay hồ sơ thuế hoặc tố tụng.
Đọc hướng dẫnMẫu công văn đề nghị cung cấp hồ sơ: yêu cầu rõ tài liệu, thời hạn và đầu mối
Mẫu đề nghị cung cấp hồ sơ có danh mục, phiên bản, người nhận và cách gửi. Hướng dẫn yêu cầu đúng phần cần thiết, kiểm nhận và theo dõi hồ sơ.
Đọc hướng dẫnMẫu công văn đề nghị gia hạn tiến độ giao hàng cho đối tác
Mẫu đề nghị gia hạn giao hàng có mốc cũ, mốc mới, lý do và phương án khắc phục. Hướng dẫn điền rõ, không tự coi đề nghị là sửa hợp đồng.
Đọc hướng dẫnMẫu công văn đề nghị thanh toán: ghi gì để đối tác dễ kiểm tra?
Mẫu đề nghị thanh toán B2B có thể sao chép, kèm cách ghi số tiền, căn cứ, chứng từ và đầu mối. Không tự thêm phạt, lãi hoặc hạn không có căn cứ.
Đọc hướng dẫnMẫu công văn và văn bản doanh nghiệp: chọn đúng mẫu, điền đúng nội dung
Chọn mẫu công văn phù hợp, điền rõ dữ kiện, yêu cầu và đầu mối. Có bảng chọn mẫu, khung sao chép và checklist trước khi gửi đối tác.
Đọc hướng dẫnMẫu hợp đồng
Chuẩn bị điều khoản và nhận diện những điểm cần rà soát.
Trước khi ký hợp đồng do đối tác gửi: chủ doanh nghiệp nên kiểm tra gì?
Checklist rà soát hợp đồng đối tác gửi: phạm vi, nghiệm thu, thanh toán, dữ liệu, trách nhiệm và những điểm cần hỏi rõ trước khi quyết định ký.
Đọc hướng dẫnMẫu biên bản đối chiếu công nợ: chuẩn bị số liệu và xử lý chênh lệch
Mẫu đối chiếu công nợ kèm bảng chứng từ, số dư và chênh lệch; hướng dẫn kiểm tra thanh toán, khoản điều chỉnh và phạm vi xác nhận trước khi ký.
Đọc hướng dẫnMẫu biên bản thanh lý hợp đồng: kiểm tra nghĩa vụ còn lại trước khi ký
Mẫu thanh lý hợp đồng có bảng công việc, công nợ và nghĩa vụ tiếp tục; hướng dẫn tránh xác nhận hoàn thành khi vẫn còn tiền hoặc hồ sơ chưa xử lý.
Đọc hướng dẫnMẫu biên bản nghiệm thu dịch vụ: đối chiếu đầu ra trước khi ký
Sao chép mẫu biên bản nghiệm thu dịch vụ, ghi rõ tiêu chí, bằng chứng, phần chưa đạt và nghĩa vụ còn lại trước khi đối chiếu thanh toán.
Đọc hướng dẫnMẫu phụ lục hợp đồng: sửa điều khoản nào và giữ điều khoản nào?
Mẫu phụ lục hợp đồng có bảng đối chiếu nội dung cũ và mới, hướng dẫn điều chỉnh giá, tiến độ, thanh toán và kiểm tra phiên bản trước khi ký.
Đọc hướng dẫnMẫu thỏa thuận bảo mật thông tin giữa hai doanh nghiệp
Mẫu NDA B2B hai chiều có phạm vi thông tin, người được xem, ngoại lệ và cách trả/xóa. Kèm lưu ý về dữ liệu cá nhân và rà soát trước khi ký.
Đọc hướng dẫnMẫu hợp đồng thuê thiết bị: ghi rõ hiện trạng, sử dụng và hoàn trả
Khung hợp đồng thuê thiết bị B2B kèm bảng hiện trạng giao nhận. Hướng dẫn làm rõ tiền thuê, bảo trì, sự cố và điều kiện hoàn trả trước khi ký.
Đọc hướng dẫnMẫu hợp đồng mua bán hàng hóa giữa doanh nghiệp: những phần cần điền kỹ
Mẫu hợp đồng mua bán hàng hóa B2B với bảng thông số, giao nhận và thanh toán. Xem cách điền, kiểm tra sai lệch và những điều không nên mặc định.
Đọc hướng dẫnMẫu hợp đồng dịch vụ: làm rõ công việc, nghiệm thu và thanh toán
Khung hợp đồng dịch vụ B2B có chỗ điền, bảng phạm vi và nghiệm thu. Hướng dẫn kiểm tra giá, thay đổi công việc và điều khoản trước khi ký.
Đọc hướng dẫnMẫu hợp đồng cho doanh nghiệp nhỏ: chọn mẫu và kiểm tra trước khi dùng
Chọn mẫu hợp đồng theo giao dịch, chuẩn bị thông tin và kiểm tra phạm vi, nghiệm thu, thanh toán. Hướng dẫn tham khảo cho doanh nghiệp nhỏ.
Đọc hướng dẫnỨng dụng AI
Bắt đầu từ một công việc cụ thể, có người kiểm tra kết quả.
Lập danh mục hồ sơ còn thiếu: biết cần xin gì, ai giữ và khi nào nhận
Tạo bảng theo dõi hồ sơ cho dự án nội bộ: phân biệt chưa nhận, chưa kiểm và cần bổ sung; có mẫu cột dữ liệu, tin nhắn yêu cầu và cách chốt đủ hồ sơ.
Đọc hướng dẫnKiểm tra bản tóm tắt AI: đừng để câu văn trôi chảy che mất điều kiện quan trọng
Đối chiếu bản tóm tắt AI với tài liệu gốc bằng bảng kiểm quyết định, số liệu, ngoại lệ và người phát biểu; có mẫu ghi lỗi và prompt dùng ngay.
Đọc hướng dẫnChuyển biên bản họp thành công việc: chốt người làm, đầu ra và thời hạn
Tách quyết định, việc cần làm và câu hỏi chưa chốt từ biên bản. Có bảng theo dõi, prompt AI và mẫu xác nhận để không biến đề xuất thành cam kết.
Đọc hướng dẫnXây bộ câu hỏi thường gặp nội bộ từ tài liệu: trả lời nhất quán, có nguồn để kiểm
Quy trình xây bộ câu hỏi thường gặp nội bộ từ tài liệu đã duyệt, kèm mẫu câu trả lời có nguồn, cách xử lý mâu thuẫn và kế hoạch thử với 10 câu hỏi.
Đọc hướng dẫnViết quy trình SOP từ ghi chú công việc: để người mới làm được, không chỉ đọc hiểu
Biến ghi chú rời rạc thành quy trình thao tác có đầu vào, người phụ trách, bước kiểm tra và cách xử lý ngoại lệ. Có mẫu SOP, prompt AI và bài thử thực tế.
Đọc hướng dẫnScan tài liệu bị mờ, lệch trang: kiểm tra trước OCR để không mang lỗi vào dữ liệu
Kiểm đủ trang, đúng chiều và rõ chữ trước khi nhận dạng OCR; biết khi nào nên chỉnh ảnh, scan lại hoặc xin bản gốc, kèm mẫu ghi nhận lỗi để bàn giao.
Đọc hướng dẫnChuyển bảng PDF sang Excel: kiểm tra thế nào để không sai số và lệch cột?
Quy trình chuyển bảng PDF sang Excel có bước đối chiếu số dòng, mã hàng, dấu thập phân và tổng kiểm tra; kèm mẫu yêu cầu AI và bảng ghi lỗi.
Đọc hướng dẫnQuy trình duyệt tài liệu nội bộ: chốt đúng phiên bản, đúng người và đúng hạn
Thiết lập luồng duyệt tài liệu cho doanh nghiệp nhỏ với vai trò, trạng thái, phiên bản và nhật ký quyết định rõ ràng. Có mẫu yêu cầu duyệt để dùng ngay.
Đọc hướng dẫnQuản lý phiên bản tài liệu: đừng để bản final mới nhất vẫn là bản sai
Cách quản lý phiên bản tài liệu cho doanh nghiệp nhỏ: phân biệt bản nháp, đã duyệt và đang áp dụng, kèm sổ phiên bản, nhật ký sửa và mẫu thông báo thay thế.
Đọc hướng dẫnThử AI trong một quy trình nhỏ: cách đo hiệu quả trước khi mua công cụ
Cách thử AI trong một quy trình nhỏ: lập số liệu gốc, tính cả thời gian kiểm tra, đo lỗi và quyết định có nên triển khai tiếp.
Đọc hướng dẫnTrước khi đưa tài liệu công ty lên AI: kiểm tra dữ liệu và quyền truy cập
Trước khi đưa tài liệu công ty lên AI, kiểm tra quyền xử lý, dữ liệu cần che, chính sách nhà cung cấp và người được xem kết quả.
Đọc hướng dẫnDùng AI theo dõi hạn hợp đồng: đừng bỏ sót điều kiện bắt đầu tính hạn
Lập bảng hạn hợp đồng với AI: lưu câu nguồn, điều kiện bắt đầu, người xác nhận và lịch nhắc để tránh bỏ sót việc cần làm.
Đọc hướng dẫnNhờ AI so sánh hai bản hợp đồng: tìm thay đổi và kiểm lại rủi ro
Cách dùng AI so sánh hai bản hợp đồng, lập bảng thay đổi có trích dẫn và phân công người kiểm tra trước khi chấp nhận điều khoản.
Đọc hướng dẫnTài liệu nằm rải rác trên máy nhân viên: bắt đầu sắp xếp bằng AI thế nào?
Quy trình sắp xếp tài liệu doanh nghiệp bằng AI: kiểm kê, đặt tên, phân quyền, thử OCR và xác nhận phiên bản trước khi đưa hồ sơ vào kho chung.
Đọc hướng dẫnHỏi AI về file PDF: làm sao kiểm tra câu trả lời có đúng tài liệu?
Hỏi AI về file PDF với bộ câu hỏi thử, cách kiểm trang nguồn, phiên bản, bảng số và thông tin còn thiếu trước khi dùng câu trả lời.
Đọc hướng dẫnDùng AI ghi biên bản cuộc họp: từ bản ghi đến danh sách việc cần làm
Quy trình dùng AI ghi biên bản cuộc họp với sự cho phép phù hợp: mẫu prompt, bảng việc cần làm và cách đối chiếu người nói, quyết định, thời hạn.
Đọc hướng dẫnDùng AI soạn hợp đồng: cần chuẩn bị gì để bản nháp không bỏ sót?
Cách dùng AI soạn hợp đồng từ điều khoản đã thống nhất: phiếu đầu vào, prompt, điểm chưa biết và các bước rà soát trước khi ký.
Đọc hướng dẫnDùng AI soạn công văn: mẫu prompt và cách kiểm tra trước khi gửi
Mẫu prompt AI soạn công văn cho đối tác, cách chuẩn bị dữ kiện và kiểm tên, số, ngày, cam kết trước khi người có thẩm quyền duyệt gửi.
Đọc hướng dẫnỨng dụng AI vào doanh nghiệp nhỏ: bắt đầu từ công việc tài liệu nào?
Chọn công việc tài liệu phù hợp để thử AI trong doanh nghiệp nhỏ: ma trận ưu tiên, người duyệt, dữ liệu đầu vào và tiêu chí dừng rõ ràng.
Đọc hướng dẫnVận hành tài liệu
Tổ chức đầu vào, đối chiếu thông tin và bàn giao công việc rõ ràng.
Thu hồi tài liệu lỗi thời: ngừng dùng bản cũ, giữ lịch sử
Checklist thu hồi tài liệu lỗi thời tại nơi sử dụng, cập nhật mẫu và liên kết, giữ hồ sơ lịch sử và xử lý bản in còn sót.
Đọc hướng dẫnSổ mượn trả hồ sơ bản gốc: biết ai đang giữ và khi nào nhận lại
Mẫu sổ theo dõi người giữ hồ sơ giấy, hạn trả, tình trạng và phần còn thiếu; xử lý trả từng phần mà không đóng nhầm lượt mượn.
Đọc hướng dẫnChe thông tin trong PDF: kiểm tra bản gửi đi không còn lộ phần đã che
Quy trình tạo bản PDF chia sẻ bằng redaction, kiểm dữ liệu ẩn và mở lại tệp cuối; tránh che bằng hình chữ nhật nhưng vẫn để lộ chữ bên dưới.
Đọc hướng dẫnTổng hợp góp ý tài liệu: giữ rõ ý kiến, quyết định và chỗ đã sửa
Mẫu bảng gom góp ý từ email, bình luận và bản sửa; tách ý kiến trùng, mâu thuẫn, quyết định tiếp thu và bằng chứng đã chỉnh trong tài liệu.
Đọc hướng dẫnDanh mục biểu mẫu nội bộ: tìm đúng mẫu trước khi bắt đầu điền
Mẫu danh mục biểu mẫu theo tình huống sử dụng, người quản lý và đường dẫn bản trắng; tránh lấy nhầm hồ sơ đã điền hoặc mẫu không còn dùng.
Đọc hướng dẫnBộ câu hỏi kiểm thử AI đọc tài liệu: biết câu nào phải trả lời, câu nào phải dừng
Mẫu bộ kiểm thử trợ lý tài liệu với đáp án có nguồn, câu thiếu dữ liệu và tiêu chí đánh giá; kiểm tra trước khi giao việc thật cho AI.
Đọc hướng dẫnHướng dẫn công việc một trang: rút từ SOP mà không bỏ mất điểm dừng
Cách rút hướng dẫn một trang từ SOP cho công việc lặp lại: giữ điều kiện bắt đầu, bước kiểm tra, điểm dừng và đầu ra. Có mẫu để điền và prompt hỗ trợ.
Đọc hướng dẫnĐối chiếu mã khách hàng giữa các tài liệu: tìm lệch trước khi sửa
Cách lập bảng đối chiếu mã khách giữa nhiều tài liệu, phân loại sai khác và giữ dấu vết nguồn trước khi đề nghị sửa. Có mẫu bảng và prompt kiểm tra.
Đọc hướng dẫnBảng thuật ngữ nội bộ: cùng một từ, cùng một cách hiểu
Mẫu bảng thuật ngữ nội bộ giúp thống nhất cách gọi, định nghĩa, ví dụ và người phụ trách. Hướng dẫn xử lý từ mơ hồ trong báo cáo, quy trình và FAQ.
Đọc hướng dẫnĐọc bảng số liệu bằng AI: kiểm đơn vị, kỳ dữ liệu và mẫu số trước kết luận
Cách nhờ AI đọc bảng số liệu trong tài liệu mà vẫn kiểm được nguồn, đơn vị, kỳ dữ liệu và mẫu số; có bảng đối chiếu và prompt thực hành.
Đọc hướng dẫnKiểm tra tài liệu trước khi gửi khách: chốt đúng người, đúng bản và đúng quyền
Checklist kiểm tra tài liệu trước khi gửi khách, từ người nhận, phiên bản và số liệu đến ghi chú nội bộ, quyền truy cập và cách xử lý khi gửi nhầm.
Đọc hướng dẫnBảng theo dõi quyết định cuộc họp: nhớ đã chốt gì và vì sao
Mẫu bảng theo dõi quyết định cuộc họp với phương án, căn cứ, người chốt, điều kiện hiệu lực và lịch xem lại; tách rõ quyết định khỏi đầu việc.
Đọc hướng dẫnTổng hợp báo cáo tuần từ nhiều nguồn: chốt kỳ số liệu trước khi viết kết luận
Cách gom báo cáo tuần từ nhiều phòng ban, thống nhất kỳ và đơn vị tính, giữ nguồn từng số liệu; có bảng đối chiếu và prompt AI để kiểm.
Đọc hướng dẫnQuy tắc đặt tên file tài liệu: tìm đúng hồ sơ mà không phải mở từng tệp
Mẫu đặt tên file cho doanh nghiệp nhỏ: chọn mã hồ sơ, loại tài liệu, ngày và phiên bản; có bảng quy ước và cách đổi tên an toàn.
Đọc hướng dẫnGhi nhận thay đổi yêu cầu dự án: tách đề nghị mới khỏi việc đã được chốt
Mẫu bảng ghi nhận thay đổi yêu cầu dự án, có căn cứ ban đầu, tác động, người quyết định và điều kiện triển khai; tránh làm theo lời nhắn chưa chốt.
Đọc hướng dẫnTạo bài thực hành đào tạo từ quy trình: kiểm nhân viên biết làm, không chỉ nhớ bước
Cách dùng AI tạo bài thực hành từ quy trình đã duyệt: chọn tình huống, giữ ngoại lệ, viết đáp án có nguồn và kiểm thao tác bằng bảng đánh giá dùng ngay.
Đọc hướng dẫnSo sánh báo giá nhà cung cấp bằng AI: đưa về cùng phạm vi trước khi nhìn giá
Cách lập bảng so sánh báo giá bằng AI: chuẩn hóa số lượng, quy cách, phần bao gồm và khoản chưa rõ; có ví dụ tính tiền, mẫu bảng và prompt kiểm nguồn.
Đọc hướng dẫnChuyển yêu cầu khách hàng thành checklist: tách điều đã chốt khỏi điều đang đoán
Mẫu chuyển email và ghi chú khách hàng thành checklist có nguồn, tiêu chí kiểm và người xác nhận; dùng AI lập bản nháp mà không tự thêm cam kết.
Đọc hướng dẫn