Hồ sơ đầy đủ từ ngày đầu, sẵn sàng cho mọi đợt kiểm toán
Phần lớn doanh nghiệp chỉ phát hiện thiếu chứng từ khi kiểm toán, quyết toán thuế hoặc đối tác yêu cầu thẩm định. Tailieu.ai.vn giúp xây kho hồ sơ có hệ thống ngay từ khi bắt đầu: văn bản được sắp xếp khoa học, chia nhóm theo nội dung, tìm thấy trong vài giây và cảnh báo sớm khi còn thiếu.
- ✓Sắp xếp theo đối tác, dự án, bộ hợp đồng, năm tài chính
- ✓Cảnh báo bộ hợp đồng thiếu phụ lục, nghiệm thu, hoá đơn, thanh lý
- ✓Tìm theo số hiệu, mã số thuế hoặc hỏi Agent bằng tiếng Việt
Hồ sơ hợp đồng năm 2025
48 bộ hợp đồng · 312 văn bản
- ✓HĐ-2025/003 · Công ty Bình MinhHĐ · NT · HĐơn · TL
- ✓HĐ-2025/011 · Công ty Hoàng LongHĐ · PL · NT · HĐơn
- !HĐ-2025/015 · Công ty An PhátThiếu biên bản thanh lý
- !HĐ-2025/021 · Công ty Đông ÁThiếu hoá đơn đợt 2
- ✓HĐ-2025/024 · Công ty Thành CôngHĐ · NT · HĐơn · TL
HĐ hợp đồng · PL phụ lục · NT nghiệm thu · HĐơn hoá đơn · TL thanh lý
Tình huống
Những tình huống doanh nghiệp thường gặp
“
Kiểm toán yêu cầu hồ sơ hợp đồng ba năm
Kế toán mất nhiều tuần lục lại email, máy tính cá nhân và tủ hồ sơ, đến hạn nộp vẫn còn thiếu biên bản nghiệm thu của một số hợp đồng.
“
Người phụ trách đã nghỉ việc
Không ai biết bản hợp đồng có hiệu lực được lưu ở đâu, phụ lục nào đã ký, hoá đơn đợt cuối đã xuất hay chưa.
“
Gọi vốn, đấu thầu, chuyển nhượng
Nhà đầu tư hoặc bên mời thầu yêu cầu bộ hồ sơ pháp lý, năng lực trong thời gian ngắn, doanh nghiệp phải gom tài liệu gấp từ nhiều nơi.
Hệ quả của việc để đến khi cần mới tìm
- ✕Kéo dài thời gian kiểm toán, phát sinh chi phí tư vấn
- ✕Chi phí có thể không được chấp nhận khi quyết toán thuế vì thiếu chứng từ
- ✕Chậm trễ hoặc mất cơ hội khi không chứng minh kịp năng lực, pháp lý
Cách giải quyết
Tailieu.ai.vn giữ hồ sơ luôn sẵn sàng
Một kho trung tâm từ ngày đầu
Mọi hợp đồng, chứng từ, hồ sơ pháp lý tập trung về một nơi, phân quyền theo phòng ban; không còn phụ thuộc vào máy tính của từng người.
Sắp xếp khoa học, tự động
Agent đọc từng văn bản, đặt tên chuẩn hoá, phân loại khoảng 50 loại chứng từ và chia nhóm theo đối tác, dự án, bộ hợp đồng, năm tài chính.
Cảnh báo văn bản còn thiếu
Bộ hợp đồng thiếu phụ lục, biên bản nghiệm thu, hoá đơn hoặc thanh lý được liệt kê ngay trên bàn làm việc, để bổ sung khi còn kịp.
Tìm thấy trong vài giây
Tìm theo số hiệu, mã số thuế, nội dung hoặc hỏi Agent bằng tiếng Việt; câu trả lời có trích dẫn đến trang văn bản gốc.
Hiện tại
- –Tài liệu nằm rải rác trên máy cá nhân, email, tủ hồ sơ
- –Phát hiện thiếu chứng từ khi đã đến hạn nộp
- –Phụ thuộc vào người trực tiếp lưu trữ
Với Tailieu.ai.vn
- ✓Một kho chung, phân quyền rõ ràng
- ✓Biết trước bộ hồ sơ nào còn thiếu
- ✓Ai được cấp quyền cũng tìm thấy ngay
Bắt đầu
Bắt đầu từ hôm nay, kể cả khi đã có sẵn nhiều tài liệu
- 01
Đưa tài liệu hiện có vào kho
Tải lên cả thư mục: bản scan, Word, Excel, ảnh chụp. Cấu trúc thư mục cũ được dùng làm cơ sở phân loại.
- 02
Duy trì hằng ngày
Văn bản mới phát sinh chỉ cần tải lên; Agent tự đặt tên, phân loại và ghép vào đúng bộ hồ sơ.
- 03
Sẵn sàng khi cần trình bày
Lọc theo năm, đối tác, loại chứng từ; mở từng bộ hồ sơ với dòng thời gian đầy đủ từ hợp đồng đến thanh lý.
Phù hợp với
- Doanh nghiệp mới thành lập
- Doanh nghiệp chuẩn bị kiểm toán, quyết toán thuế
- Doanh nghiệp chuẩn bị gọi vốn, đấu thầu, M&A
- Bộ phận kế toán, hành chính
Tailieu.ai.vn hỗ trợ lưu trữ và chuẩn bị hồ sơ; không thay thế phần mềm kế toán hay ý kiến của đơn vị kiểm toán.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp đã hoạt động nhiều năm có dùng được không? +
Có. Tải lên toàn bộ thư mục tài liệu hiện có, Agent sẽ đọc, phân loại và gom thành bộ hồ sơ. Với kho tài liệu lớn, đội ngũ Tailieu.ai.vn hỗ trợ chuyển đổi.
Tài liệu giấy thì xử lý thế nào? +
Scan hoặc chụp ảnh rồi tải lên. Hệ thống nhận dạng chữ trên bản scan, kể cả bảng biểu, để tìm kiếm và phân loại như văn bản điện tử.
Tailieu.ai.vn có thay thế phần mềm kế toán không? +
Không. Phần mềm kế toán ghi sổ và lập báo cáo; Tailieu.ai.vn lưu trữ, sắp xếp và kiểm soát tính đầy đủ của hợp đồng, chứng từ, hồ sơ đi kèm.
Ai được xem tài liệu nhạy cảm? +
Tài liệu có thể đặt chế độ dùng chung hoặc riêng tư, chia sẻ theo người dùng. Văn bản nhạy cảm như bảng lương được tự động chuyển chế độ riêng tư.
Xây kho hồ sơ của doanh nghiệp ngay từ hôm nay
Đăng ký dùng thử miễn phí và trải nghiệm với chính hồ sơ của doanh nghiệp.
