Số hoá và tổ chức kho tài liệu doanh nghiệp một cách có hệ thống
Bản scan, Word, Excel, PowerPoint, ảnh chụp hoặc cả cây thư mục: Tailieu.ai.vn nhận dạng nội dung từng tài liệu, đặt tên chuẩn hoá, phân loại chứng từ và tổ chức thành hồ sơ dự án, đối tác, bộ hợp đồng.
- ●Nhận dạng bản scan và bảng biểu; hỗ trợ phông chữ cũ TCVN3, VNI
- ●Phân loại khoảng 50 loại chứng từ doanh nghiệp Việt Nam
- ●Phát hiện bản trùng, phiên bản cũ; tài liệu nhạy cảm tự chuyển riêng tư
Trợ lý Tailieu.ai.vn
Sắp xếp hồ sơ
Báo cáo xử lý
Đã xử lý 9 tài liệu: tạo 2 hồ sơ đối tác, 1 bộ hợp đồng thiếu biên bản nghiệm thu, phát hiện 1 bản trùng và chuyển 1 bảng lương sang chế độ riêng tư.
Thực trạng lưu trữ tài liệu tại nhiều doanh nghiệp
01
Tên tệp không phản ánh nội dung
scan_001.pdf, HD moi final (2).docx… phải mở từng tệp mới xác định được nội dung.
02
Nhiều phiên bản cùng tồn tại
Các bản v1, v2, final nằm rải rác ở nhiều thư mục, khó xác định bản có hiệu lực.
03
Hồ sơ đối tác phân tán
Hợp đồng, biên bản nghiệm thu, hoá đơn của cùng một đối tác được lưu ở nhiều nơi khác nhau.
Quy trình
Quy trình xử lý
- 01
Tải tài liệu lên
Tải cả thư mục mà không cần sắp xếp trước; cấu trúc thư mục hiện có được dùng làm cơ sở phân loại.
- 02
Nhận dạng và phân loại
Lập phiếu hồ sơ cho từng tài liệu: tên chuẩn hoá, loại chứng từ, ngày, giá trị, các bên, số hiệu, mốc hạn.
- 03
Xác nhận kết quả
Báo cáo tổng hợp các hồ sơ đã tạo; những trường hợp chưa chắc chắn được đưa vào danh sách cần xác nhận.
Cách làm truyền thống
- ✕Mở từng tệp để xác định nội dung
- ✕Tạo thư mục theo đối tác, dự án thủ công
- ✕Khó xác định phiên bản mới nhất
Với Tailieu.ai.vn
- ✓Tên chuẩn hoá: ngày · loại · số hiệu · đối tác
- ✓Tự động tổ chức hồ sơ đối tác, dự án
- ✓Đánh dấu bản trùng và phiên bản cũ
Câu hỏi thường gặp
Hệ thống hỗ trợ những định dạng nào? +
PDF (bao gồm bản scan), Word, Excel, PowerPoint, ảnh chụp, TXT, CSV; hỗ trợ tải lên cả thư mục.
Trường hợp phân loại chưa chính xác? +
Các kết quả chưa chắc chắn được đưa vào mục Cần xác nhận. Điều chỉnh của người dùng được ghi nhận để áp dụng cho các lần xử lý sau.
Chi phí được tính thế nào? +
Theo số trang và mức xử lý thực tế, trừ vào ví credit. Tài khoản mới được tặng 200 credit.
Xây dựng kho tài liệu có cấu trúc cho doanh nghiệp
Đăng ký tài khoản doanh nghiệp và nhận 200 credit để trải nghiệm với chính hồ sơ của tổ chức.