Lưu giữ hồ sơ và tri thức doanh nghiệp khi thay đổi nhân sự
Khi nhân sự chủ chốt nghỉ việc, doanh nghiệp thường mất đi nguồn thông tin quan trọng. Tailieu.ai.vn tập trung tài liệu bàn giao vào kho chung, tổ chức có hệ thống và hỗ trợ người kế nhiệm tra cứu nhanh chóng.
- ●Tập trung tài liệu từ máy cá nhân, email, ứng dụng nhắn tin
- ●Tự động tổ chức hồ sơ đối tác, dự án, bộ hợp đồng
- ●Người kế nhiệm tra cứu trực tiếp, có trích dẫn nguồn
Trợ lý Tailieu.ai.vn
Bàn giao hồ sơ
Hồ sơ đối tác
Công ty TNHH Bình Minh · 14 tài liệu: 3 hợp đồng, 2 phụ lục, 6 hoá đơn, 3 biên bản nghiệm thu.
Tri thức doanh nghiệp đang phụ thuộc vào từng cá nhân
01
Bàn giao thiếu hệ thống
Tài liệu được bàn giao dưới dạng tệp nén trong ngày làm việc cuối cùng, không có danh mục rõ ràng.
02
Thời gian tiếp nhận công việc kéo dài
Nhân sự mới mất nhiều thời gian tìm hiểu thay vì tập trung xử lý công việc.
03
Thất lạc hồ sơ đối tác
Thông tin về hợp đồng, điều khoản bảo hành với đối tác cũ không còn được nắm giữ.
Quy trình
Quy trình bàn giao
- 01
Tập trung tài liệu
Tải lên toàn bộ thư mục của nhân sự bàn giao, thiết lập chế độ dùng chung hoặc riêng tư.
- 02
Tổ chức hồ sơ
Đặt tên, phân loại, tổ chức hồ sơ đối tác, dự án, bộ hợp đồng; phát hiện bản trùng và phiên bản cũ.
- 03
Tra cứu cho người kế nhiệm
Đặt câu hỏi bằng tiếng Việt, nhận câu trả lời có trích dẫn từ chính tài liệu bàn giao.
Cách làm truyền thống
- ✕Bàn giao bằng tệp nén
- ✕Nhân sự mới phụ thuộc người cũ
- ✕Hồ sơ đối tác cũ bị thất lạc
Với Tailieu.ai.vn
- ✓Kho tài liệu chung, có cấu trúc
- ✓Tra cứu trực tiếp, có trích dẫn
- ✓Hồ sơ đối tác đầy đủ theo dòng thời gian
Câu hỏi thường gặp
Tài liệu nhạy cảm như bảng lương được xử lý thế nào? +
Hệ thống tự nhận diện tài liệu nhạy cảm và chuyển sang chế độ riêng tư; chỉ người được chia sẻ mới có thể xem và tra cứu.
Giới hạn dung lượng là bao nhiêu? +
Mỗi tệp tối đa 200 MB. Với kho tài liệu lớn, đội ngũ Tailieu.ai.vn hỗ trợ chuyển đổi toàn bộ cây thư mục.
Chi phí được tính thế nào? +
Theo mức sử dụng khi xử lý tài liệu, trừ vào ví credit. Tài khoản mới được tặng 200 credit.
Xây dựng kho tài liệu chung trước đợt bàn giao tiếp theo
Đăng ký tài khoản doanh nghiệp và nhận 200 credit để trải nghiệm với chính hồ sơ của tổ chức.