So sánh báo giá nhà cung cấp bằng AI: đưa về cùng phạm vi trước khi nhìn giá

Ba nhà cung cấp gửi ba file: một bản PDF tính theo bộ, một bảng Excel tính theo chiếc, một email chỉ ghi giá trọn gói. Nếu nhờ AI “chọn bên rẻ nhất” ngay, bảng trả về có thể rất gọn nhưng đang so ba việc khác nhau.

Muốn so sánh báo giá nhà cung cấp bằng AI, hãy chốt nhu cầu mua, đưa từng báo giá về cùng phạm vi và giữ riêng những khoản chưa được xác nhận. AI có thể hỗ trợ đọc và lập bảng; người phụ trách mua hàng vẫn phải kiểm nguồn, phép tính và điều kiện trước khi đề xuất lựa chọn.

Viết một dòng nhu cầu mua làm chuẩn

Trước khi mở các báo giá, ghi rõ mình cần mua gì: mặt hàng hoặc đầu ra, số lượng, quy cách, địa điểm nhận và thời điểm cần. Với dịch vụ, thêm phần việc bao gồm, số lần chỉnh sửa và sản phẩm phải bàn giao. Một cái tên giống nhau chưa đủ chứng minh hai phương án tương đương.

Ví dụ giả lập trong bài: một văn phòng cần 24 ghế cùng mẫu G02, giao tới tầng trệt tại địa chỉ đã thống nhất, lắp ráp đầy đủ. Không đưa ghế mẫu khác vào bảng xếp giá rồi ghi chú nhỏ ở cuối. Nếu phương án khác mẫu vẫn đáng cân nhắc, tạo một bảng phương án thay thế riêng và xin người có trách nhiệm duyệt.

Khi nhu cầu mới chỉ là “mua loại tốt, giá vừa phải”, hãy làm rõ trước bằng bảng chuyển yêu cầu thành checklist. AI không nên tự biến các tính từ đó thành thông số kỹ thuật.

Lưu bộ báo giá có thể kiểm lại

Mỗi nguồn cần một mã, ngày nhận, phiên bản và vị trí lưu. Giữ email xác nhận kèm file nếu giá hoặc phạm vi đã được sửa trong thư. Không ghép đơn giá của bản cũ với phí giao hàng của bản mới mà không có xác nhận.

Mã nguồn	Tài liệu	Vị trí cần đọc	Trạng thái
BG-A-v2	Báo giá A, bản 2	Trang 1, dòng G02; ghi chú cuối trang	Đủ thông tin cho ví dụ
BG-B-v1	Báo giá B	Sheet Ghế, dòng 8; email xác nhận	Đã xác nhận một bộ gồm 4 ghế
BG-C-v1	Email báo giá C	Đoạn báo giá và phần điều kiện	Chưa rõ phí lắp ráp

Đây là danh mục minh họa, không phải dữ liệu khách hàng. Với file scan, hãy kiểm chất lượng ảnh trước OCR. Nếu số 8 bị đọc thành số 3, phép tính đúng cũng cho một kết quả sai.

Tách giá gốc khỏi giá quy đổi

Bảng làm việc nên giữ cả cách nhà cung cấp báo giá và đơn vị dùng để so sánh. Đừng ghi đè dữ liệu gốc bằng con số đã quy đổi. Khi có tranh luận, người kiểm cần nhìn thấy vì sao một bộ được đổi thành bao nhiêu chiếc.

Trường	Ghi gì	Khi chưa rõ
Hàng hóa/phạm vi	Mã, quy cách, phần việc bao gồm	Chưa xác nhận tương đương
Đơn vị báo giá	Chiếc, bộ, gói hoặc tháng	Hỏi lại, không tự suy đoán
Hệ số quy đổi	Số chiếc/bộ đã được xác nhận	Chưa thể quy đổi
Số lượng đặt	Đúng lượng cần mua	Tách phương án mua tối thiểu
Khoản ngoài đơn giá	Giao hàng, lắp ráp và các khoản ghi trong báo giá	Chưa đủ tổng chi phí
Điều kiện áp dụng	Hạn báo giá, địa điểm, tiến độ, thanh toán	Cần nhà cung cấp xác nhận
Căn cứ	Mã file, trang/dòng hoặc email	Không có nguồn thì chưa chốt

Không tự gán thuế suất hoặc cho rằng “chưa ghi” nghĩa là “đã bao gồm”. Nếu báo giá không nói rõ cách tính thuế và phí, giữ trạng thái cần xác nhận. Bài này hướng dẫn đối chiếu tài liệu, không hướng dẫn xác định nghĩa vụ thuế.

Ví dụ giả lập: đơn giá thấp hơn chưa chắc tổng thấp hơn

Toàn bộ tên, giá và điều kiện dưới đây do người biên tập dựng để minh họa, không phải giá thị trường. Giả định A và B đã xác nhận cùng mẫu G02 và cách thể hiện tiền ở hai báo giá đủ tương đương để so trong phạm vi bài tập; C còn thiếu thông tin.

Nhà cung cấp	Cách báo giá	Tiền hàng cho 24 ghế	Giao và lắp ráp	Tổng theo thông tin đã xác nhận
A	720.000đ/chiếc	17.280.000đ	600.000đ	17.880.000đ
B	2.800.000đ/bộ 4 chiếc	16.800.000đ	1.200.000đ	18.000.000đ
C	690.000đ/chiếc	16.560.000đ	Chưa rõ lắp ráp	Chưa đủ dữ liệu

Kiểm lại: A = 24 × 720.000 + 600.000. B cần 6 bộ, nên B = 6 × 2.800.000 + 1.200.000. B có giá quy đổi 700.000đ/chiếc nhưng tổng đã biết cao hơn A 120.000đ. C chưa được xếp hạng vì chưa xác nhận đủ chi phí và điều kiện.

Kết luận phù hợp là “A có tổng thấp hơn B trong phạm vi đã xác nhận”. Không viết “A là lựa chọn tốt nhất”: còn cần đối chiếu tiến độ, chất lượng, bảo hành và năng lực thực hiện theo tiêu chí của doanh nghiệp.

Prompt lập bảng, không tự chọn người thắng

Có thể sao chép mẫu sau và thay phần trong ngoặc vuông:

Tôi cần so sánh báo giá cho [nhu cầu và phạm vi chuẩn]. Chỉ dùng các nguồn [mã tài liệu/phiên bản] được cung cấp. Lập bảng gồm: nguồn, mặt hàng/phạm vi, đơn vị gốc, số lượng, đơn giá gốc, hệ số quy đổi có căn cứ, tiền hàng, khoản bổ sung, tổng tính được, điều kiện và chỗ cần hỏi lại. Giữ nguyên dữ liệu gốc bên cạnh dữ liệu quy đổi. Với mỗi thông tin quan trọng, ghi trang/dòng hoặc đoạn nguồn. Không đoán phần bao gồm, thuế, phí, tỷ lệ quy đổi hay thời hạn. Nếu thiếu dữ liệu, ghi “chưa đủ để so”. Tách phép tính để tôi kiểm bằng bảng tính. Chưa đề xuất nhà cung cấp thắng.

Nếu cần chuyển bảng từ PDF, dùng quy trình kiểm dữ liệu PDF sang Excel, nhất là các ô gộp và dòng tổng. Công cụ tính trong bảng tính giúp kiểm số; việc AI trình bày phép tính không thay thế bước đó.

Gửi câu hỏi đúng chỗ còn thiếu

Thay vì hỏi “giá này đã đầy đủ chưa?”, gửi câu hỏi có thể trả lời cụ thể:

• Báo giá này áp dụng cho đúng 24 ghế mẫu G02 hay có số lượng tối thiểu khác?
• Giá bộ gồm bao nhiêu ghế và đã gồm những phụ kiện nào?
• Giao tới địa chỉ đã nêu, lắp ráp và xử lý bao bì có nằm trong tổng không?
• Khoản nào chưa được thể hiện trong tổng hiện tại?
• Thời hạn áp dụng và lịch giao được xác nhận ở bản nào?

Lưu câu trả lời thành một nguồn mới, cập nhật bảng và ghi người kiểm. Không xóa dấu vết phần trước đó chưa rõ. Khi hướng dẫn nhân viên mới làm bảng này, có thể biến chính ví dụ thành bài thực hành từ quy trình.

Checklist trước khi trình duyệt

• [ ] Cùng quy cách, số lượng và phạm vi; phương án thay thế đã tách riêng.
• [ ] Mỗi hệ số quy đổi đều có xác nhận, không suy từ tên mặt hàng.
• [ ] Đủ khoản bao gồm/chưa bao gồm; ô thiếu không bị đổi thành số 0.
• [ ] Phép nhân, cộng và làm tròn đã kiểm độc lập.
• [ ] Bản báo giá và điều kiện áp dụng còn phù hợp tại thời điểm đề xuất.
• [ ] Người duyệt nhìn thấy cả chênh lệch giá lẫn điểm chưa xác nhận.

Với TailieuAI, nên bắt đầu từ bộ tài liệu được tổ chức rõ và tra cứu có nguồn như thông tin sản phẩm đang giới thiệu. Quy trình so sánh ở trên là cách làm việc đề xuất, không phải cam kết rằng sản phẩm có sẵn một chức năng tự chấm báo giá. Chỉ đưa tài liệu được phép sử dụng vào công cụ và giữ quyết định mua ở người có thẩm quyền.