Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng: kiểm tra nghĩa vụ còn lại trước khi ký

“Dự án xong rồi, ký thanh lý cho đủ hồ sơ nhé.” Câu này nghe đơn giản, nhưng có thể còn tiền chưa trả, file chưa bàn giao hoặc thời gian hỗ trợ chưa kết thúc. Nếu biên bản ghi tất cả nghĩa vụ đã hoàn thành, hồ sơ sẽ không phản ánh đúng điều các bên đang thực hiện.

Biên bản thanh lý nên là bản đối chiếu tình trạng hợp đồng, không phải nút xóa mọi trách nhiệm. Bài này cung cấp mẫu tham khảo cho giao dịch hàng hóa, dịch vụ B2B thông thường trong nước. Không dùng nguyên mẫu cho đất đai, lao động, tài chính hoặc giao dịch có thủ tục riêng.

Phân biệt kết thúc công việc với hết mọi nghĩa vụ

Một công việc có thể đã nghiệm thu nhưng chưa thanh toán hết. Hàng hóa có thể đã giao đủ nhưng vẫn còn bảo hành. Hợp đồng có thể dừng trước hạn, trong khi hai bên chưa thống nhất chi phí cho phần đã làm. Các trạng thái này cần được mô tả riêng.

Đừng mặc định mọi hợp đồng đều phải có một biên bản mang tên “thanh lý”. Hãy xem yêu cầu hồ sơ của giao dịch, nội dung đã ký và quy định chuyên ngành nếu có. Mục tiêu thực hành ở đây là chốt được các con số, phần việc và nghĩa vụ còn lại bằng một văn bản rõ ràng.

Ví dụ giả định: công ty A thuê công ty B làm bộ nhận diện. Thiết kế đã nghiệm thu, còn một khoản thanh toán và nghĩa vụ hỗ trợ chỉnh định dạng theo hợp đồng. Biên bản có thể xác nhận phần thiết kế hoàn thành, đồng thời ghi khoản tiền và hỗ trợ còn tiếp tục. Không nên chép câu “hai bên không còn bất kỳ quyền và nghĩa vụ nào”.

Chuẩn bị trước khi điền mẫu

Tập hợp hợp đồng, phụ lục, biên bản nghiệm thu/giao nhận, hóa đơn và chứng từ thanh toán. Lập ba danh sách: đã hoàn thành, chưa hoàn thành, còn tranh luận. Nhờ người phụ trách vận hành xác nhận phần việc; kế toán đối chiếu tiền; người có thẩm quyền xem nội dung được đề nghị ký.

Nếu số tiền đang tranh luận, tách phần đã thống nhất ra khỏi phần chưa thống nhất. Không ép một người phụ trách kỹ thuật xác nhận cả công nợ khi họ không có dữ liệu hoặc thẩm quyền. Ngày lập và ngày ký cần phản ánh thực tế, không lùi ngày để khớp một đợt hạch toán.

Mẫu biên bản thanh lý có thể sao chép

BIÊN BẢN XÁC NHẬN TÌNH TRẠNG VÀ THANH LÝ HỢP ĐỒNG

Số: [điền]. Ngày lập: [ngày thực tế]. Hợp đồng số [số], ký ngày [ngày], cùng các phụ lục [liệt kê]. Địa điểm/phương thức làm việc: [điền].

1. Thông tin các bên

Bên A: [tên pháp nhân, mã số doanh nghiệp, địa chỉ]. Đại diện ký: [họ tên, chức danh], căn cứ đại diện/ủy quyền: [điền].

Bên B: [tên pháp nhân, mã số doanh nghiệp, địa chỉ]. Đại diện ký: [họ tên, chức danh], căn cứ đại diện/ủy quyền: [điền].

Đầu mối xử lý phần việc còn lại: bên A [điền], bên B [điền]. Người liên hệ không được hiểu là có toàn quyền miễn trừ hoặc thay đổi nghĩa vụ ngoài phạm vi được giao.

2. Phạm vi và lý do lập biên bản

Hai bên lập biên bản nhằm xác nhận [hoàn thành phạm vi công việc / kết thúc một giai đoạn / chấm dứt trước khi hoàn thành theo thỏa thuận cụ thể]. Căn cứ kết thúc hoặc điều chỉnh: [điều khoản, văn bản, ngày]. Phần hợp đồng được đối chiếu trong biên bản: [điền].

Biên bản phản ánh tình trạng đến thời điểm [ngày, giờ hoặc kỳ]. Không được hiểu là xác nhận những giao dịch khác hoặc những khoản chưa được liệt kê và kiểm tra.

3. Tình trạng thực hiện công việc

Nghĩa vụ/đầu ra	Hồ sơ đối chiếu	Tình trạng	Nội dung còn lại
[Giao hàng, dịch vụ, tài liệu]	[Số biên bản, phiên bản]	[Hoàn thành/chưa hoàn thành/chưa thống nhất]	[Điền]
[Điền]	[Điền]	[Điền]	[Điền]

Các hạng mục đã được chấp nhận: [liệt kê cụ thể]. Các hạng mục chưa nghiệm thu hoặc đang cần xác minh: [liệt kê, lý do]. Hồ sơ và tài sản đã bàn giao: [danh mục]. Hồ sơ và tài sản chưa bàn giao: [danh mục].

4. Đối chiếu giá trị và thanh toán

Giá trị theo hợp đồng và phụ lục: [điền, nêu cách thể hiện thuế/phí]. Giá trị điều chỉnh đã thống nhất: [điền và căn cứ]. Tổng nghĩa vụ thanh toán được hai bên xác nhận trong phạm vi này: [điền]. Số đã thanh toán: [điền, kèm chứng từ]. Khoản còn phải thanh toán hoặc hoàn trả đã thống nhất: [điền].

Khoản đang chênh lệch hoặc chưa thống nhất: [số tiền, lý do, tài liệu còn thiếu]. Các khoản này chưa được coi là đã được hai bên cùng xác nhận chỉ vì biên bản có chữ ký.

Lịch và điều kiện xử lý khoản còn lại: [số tiền, bên thực hiện, mốc thỏa thuận, hồ sơ cần có, phương thức]. Chi tiết thuế, hóa đơn, lãi hoặc phạt nếu phát sinh phải được xem xét theo giao dịch và căn cứ áp dụng; mẫu không tự điền tỷ lệ hoặc suy ra nghĩa vụ mới.

5. Nghĩa vụ tiếp tục sau biên bản

Nghĩa vụ tiếp tục	Bên phụ trách	Phạm vi/thời điểm thực hiện	Căn cứ hoặc đầu mối
[Thanh toán/hoàn trả]	[Điền]	[Điền]	[Điền]
[Bảo hành/hỗ trợ]	[Điền]	[Điền]	[Điền]
[Bảo mật/quyền sử dụng/bàn giao]	[Điền]	[Điền]	[Điền]

Hai bên ghi nhận rõ các nghĩa vụ trong bảng vẫn tiếp tục theo nội dung đã thống nhất và pháp luật áp dụng. Việc lập biên bản không tự động xóa nghĩa vụ chưa hoàn thành, từ bỏ mọi quyền khiếu nại hoặc miễn trách nhiệm đối với vấn đề chưa được xác định.

6. Nội dung bảo lưu và xử lý bất đồng

Các vấn đề chưa thống nhất: [mô tả cụ thể]. Tài liệu cần bổ sung: [điền]. Người phối hợp và mốc trao đổi tiếp theo: [điền]. Cơ chế giải quyết bất đồng áp dụng theo [điều khoản hợp đồng hoặc thỏa thuận được rà soát].

Nếu hai bên muốn miễn giảm một khoản hoặc dàn xếp một tranh chấp cụ thể, cần ghi riêng khoản nào, phạm vi nào, điều kiện nào và người có thẩm quyền chấp thuận. Không suy ra việc miễn giảm từ một câu kết luận chung.

7. Xác nhận và lưu hồ sơ

Biên bản có hiệu lực theo [thời điểm/điều kiện được thống nhất phù hợp giao dịch]. Danh mục kèm theo: [điền]. Số bản hoặc hình thức lưu, gửi nhận: [điền]. Nội dung cần sửa sau khi ký được xử lý bằng văn bản phù hợp, không tự thay trang hoặc sửa file đã ký.

Đại diện có thẩm quyền bên A: [họ tên, chức danh, ký]. Đại diện có thẩm quyền bên B: [họ tên, chức danh, ký].

Cách xử lý ba điểm thường vướng

Còn tiền nhưng muốn đóng hồ sơ dự án: ghi rõ khoản tiền, căn cứ và người theo dõi. Nhãn “dự án đã xong” trong nội bộ không thay kết quả đối chiếu thanh toán. Giữ khoản này trong danh sách việc còn phải xử lý.

Có lỗi đang chờ sửa: dẫn đúng biên bản nghiệm thu và danh sách lỗi. Nếu hai bên đồng ý kết thúc phần việc khác, mô tả giới hạn đó. Đừng để một câu “hoàn thành tốt mọi công việc” mâu thuẫn với bảng lỗi còn mở.

Dừng hợp đồng trước hạn: đừng dùng nguyên mẫu hoàn thành toàn bộ. Cần làm rõ căn cứ dừng, phần đã thực hiện, cách tính chi phí, tài sản phải trả và quyền sử dụng phần đã làm. Tranh chấp hoặc khoản dàn xếp có giá trị lớn nên được người có chuyên môn pháp lý rà soát.

Lưu cùng bộ hồ sơ nào?

Đặt biên bản cạnh hợp đồng, phụ lục, chứng từ giao nhận/nghiệm thu, đối chiếu công nợ và thanh toán. Có thể dùng một bảng theo dõi riêng để nhắc bảo hành và khoản còn phải trả. Khi nghĩa vụ được hoàn tất sau đó, lưu bằng chứng tương ứng thay vì sửa lại lịch sử biên bản.

Nguồn pháp lý tham khảo: Bộ luật Dân sự 91/2015/QH13, thông tin chính thức được kiểm tra ngày 25/10/2026. Bài không khẳng định mẫu này tạo ra hiệu lực giải phóng nghĩa vụ trong mọi trường hợp; cần đối chiếu luật chuyên ngành và hồ sơ thực tế.

TailieuAI hỗ trợ hồ sơ chứng từ kế toán có thể giúp bạn chuẩn bị danh mục tài liệu cần đối chiếu. Người phụ trách vẫn phải kiểm tra số tiền, trạng thái nghĩa vụ và nội dung bảo lưu trước khi ký.

Đọc tiếp để hoàn thiện bộ hồ sơ

• Mẫu hợp đồng cho doanh nghiệp nhỏ: chọn mẫu và kiểm tra trước khi dùng
• Mẫu biên bản đối chiếu công nợ: chuẩn bị số liệu và xử lý chênh lệch