Cẩm nang Tailieu.ai.vn
Mẫu biên bản đối chiếu công nợ: chuẩn bị số liệu và xử lý chênh lệch
Mẫu đối chiếu công nợ kèm bảng chứng từ, số dư và chênh lệch; hướng dẫn kiểm tra thanh toán, khoản điều chỉnh và phạm vi xác nhận trước khi ký.
Xuất bản:
Bên bán gửi số dư, bên mua trả lời “kế toán bên tôi ra số khác”. Nếu chỉ sửa tổng tiền cho khớp, bạn có thể bỏ qua một hóa đơn chưa nhận, khoản chuyển tiền chưa phân bổ hoặc hàng trả lại chưa được ghi nhận.
Đối chiếu công nợ nên đi từ từng chứng từ đến số dư, không đi từ một con số muốn hai bên ký. Mẫu dưới đây dành cho khoản phải thu, phải trả từ giao dịch hàng hóa hoặc dịch vụ B2B thông thường trong nước. Không dùng nguyên mẫu cho khoản vay, bảo lãnh hoặc giao dịch tài chính có điều kiện.
Chuẩn bị dữ liệu theo cùng một phạm vi
Trước khi gửi biên bản, thống nhất tên pháp nhân, hợp đồng, đồng tiền và thời kỳ đối chiếu. Hai doanh nghiệp cùng nhóm không có nghĩa là công nợ được tự động gộp. Một khoản đặt cọc, tạm ứng hoặc tiền bảo đảm cũng không nên được trộn vào doanh thu bán hàng mà không xác định cách hạch toán và căn cứ xử lý.
Tập hợp hợp đồng, phụ lục, hóa đơn, biên bản giao nhận/nghiệm thu, chứng từ thanh toán và hồ sơ điều chỉnh. Phân biệt ngày phát sinh giao dịch, ngày chứng từ, ngày tiền vào và ngày ghi sổ. Lệch kỳ là một nguyên nhân cần kiểm tra, không phải bằng chứng rằng một bên cố ý báo sai.
Người lập nên ghi nguồn của mỗi dòng. Khi bị hỏi “khoản này từ đâu”, câu trả lời cần là mã chứng từ và giao dịch cụ thể, không phải “phần mềm đang hiện như vậy”.
Ví dụ tính số dư để kiểm tra logic
Ví dụ hoàn toàn giả định, không bao gồm tranh chấp về thuế hoặc điều chỉnh giá: đầu kỳ bên B còn phải trả bên A 20 triệu đồng. Trong kỳ phát sinh thêm 50 triệu đồng đã được hai bên xác nhận, B trả 40 triệu đồng và có 5 triệu đồng điều chỉnh giảm được chấp thuận. Số còn phải trả theo các dữ kiện đó là 20 + 50 − 40 − 5 = 25 triệu đồng.
Nếu bên B ghi đã trả 45 triệu đồng nhưng bên A mới nhận diện được 40 triệu đồng, đừng sửa phần đã trả thành 45 chỉ để kết thúc. Ghi chênh lệch 5 triệu, tìm chứng từ chuyển tiền và kiểm tra người nhận, ngày giá trị, nội dung phân bổ. Chỉ chốt số sau khi có căn cứ phù hợp.
Mẫu biên bản có thể sao chép và điền
BIÊN BẢN ĐỐI CHIẾU CÔNG NỢ
Số: [điền]. Ngày lập: [ngày thực tế]. Kỳ đối chiếu: từ [ngày] đến [ngày]; thời điểm chốt dữ liệu: [điền]. Đồng tiền: [điền].
1. Các bên và phạm vi đối chiếu
Bên A: [tên pháp nhân, mã số doanh nghiệp, địa chỉ]. Người đại diện ký: [họ tên, chức danh, căn cứ thẩm quyền]. Người chuẩn bị số liệu: [điền].
Bên B: [tên pháp nhân, mã số doanh nghiệp, địa chỉ]. Người đại diện ký: [họ tên, chức danh, căn cứ thẩm quyền]. Người chuẩn bị số liệu: [điền].
Hợp đồng hoặc nhóm giao dịch được đối chiếu: [liệt kê]. Các giao dịch không thuộc biên bản: [điền]. Chiều công nợ trong bảng dưới đây: [ví dụ bên B phải trả bên A], cần thống nhất trước để tránh hai bên hiểu dấu cộng/trừ khác nhau.
2. Danh mục chứng từ phát sinh
| Ngày | Chứng từ/giao dịch | Nội dung | Tăng khoản phải trả | Giảm khoản phải trả | Ghi chú đối chiếu |
|---|---|---|---|---|---|
| [Điền] | [Số hợp đồng/hóa đơn/biên bản] | [Điền] | [Số tiền] | [Số tiền] | [Đã khớp/chưa khớp] |
| [Điền] | [Số chứng từ thanh toán] | [Phân bổ cho giao dịch nào] | [Điền] | [Số tiền] | [Điền] |
Số tiền trong bảng được thể hiện theo [cách ghi thuế, phí, tổng giá trị đã đối chiếu]. Các khoản điều chỉnh phải có căn cứ [danh mục tài liệu]. Không tự tạo khoản giảm để làm số dư khớp nhau.
3. Tổng hợp số dư theo dữ liệu đối chiếu
Số dư đầu kỳ: [điền, nguồn xác nhận]. Tổng phát sinh tăng trong kỳ: [điền]. Tổng khoản thanh toán và điều chỉnh giảm được xác nhận: [điền]. Số dư tính toán cuối kỳ: [điền]. Khoản chưa được hai bên cùng xác nhận: [điền và dẫn bảng chênh lệch].
Phần hai bên thống nhất tại thời điểm lập biên bản: [nêu số tiền, chiều phải thu/phải trả và phạm vi chứng từ]. Phần chưa thống nhất không được coi là đã được xác nhận chỉ vì xuất hiện trong bảng do một bên cung cấp.
4. Chênh lệch và việc cần làm rõ
| Nội dung chênh lệch | Số liệu bên A | Số liệu bên B | Chứng từ cần kiểm tra | Người phối hợp/mốc dự kiến |
|---|---|---|---|---|
| [Điền] | [Điền] | [Điền] | [Điền] | [Điền] |
Các bên thống nhất bổ sung tài liệu qua [kênh] và trao đổi kết quả theo [cách thức]. Mốc xử lý là [mốc hai bên thỏa thuận], không suy ra từ một thời hạn mặc định của mẫu. Nếu chưa giải quyết được, nội dung được giữ trong danh sách chưa thống nhất và xử lý theo cơ chế của hợp đồng, pháp luật áp dụng.
5. Thanh toán và các thỏa thuận liên quan
Đối với khoản đã xác nhận, lịch/điều kiện thanh toán tiếp tục thực hiện theo [điều khoản hợp đồng]. Nếu hai bên thống nhất một lịch mới, ghi cụ thể [số tiền, mốc, điều kiện, người có thẩm quyền chấp thuận và văn bản liên quan].
Biên bản không tự tạo mức phạt, lãi chậm trả, miễn giảm hoặc bù trừ ngoài nội dung được các bên thống nhất rõ và phù hợp căn cứ áp dụng. Mọi đề nghị bù trừ cần chỉ rõ các khoản liên quan và điều kiện thực hiện, không chỉ ghi một số dư ròng thiếu nguồn.
6. Phạm vi xác nhận và lưu hồ sơ
Xác nhận trong biên bản giới hạn ở số liệu, kỳ và giao dịch được nêu rõ. Không được hiểu là xác nhận mọi giao dịch khác, xóa bỏ mọi quyền yêu cầu hoặc thay thế các chứng từ và nghĩa vụ cần có theo quy định áp dụng.
Tài liệu đính kèm: [danh mục]. Số bản/hình thức lưu: [điền]. Đầu mối nhận phản hồi: [điền]. Khi phát hiện sai sót sau ký, hai bên đối chiếu và lập văn bản điều chỉnh phù hợp, giữ dấu vết bản trước thay vì tự sửa số trên bản đã ký.
Đại diện có thẩm quyền bên A: [họ tên, chức danh, ký]. Đại diện có thẩm quyền bên B: [họ tên, chức danh, ký]. Người lập/kiểm tra số liệu: [họ tên, vai trò].
Bốn lỗi nên kiểm tra trước khi gửi
Cùng một khoản thanh toán bị trừ hai lần: xảy ra khi bảng ngân hàng và bảng thu tiền được nhập riêng rồi cộng chung. Đối chiếu mã giao dịch và chứng từ gốc, không chỉ số tiền giống nhau.
Tiền đã nhận nhưng phân bổ nhầm hợp đồng: đối tác thanh toán gộp nhiều hóa đơn. Cần làm rõ cách phân bổ; đừng tự coi một hợp đồng đã đủ tiền nếu nội dung chuyển tiền chưa cho phép kết luận đó.
Bỏ qua hàng trả lại hoặc khoản điều chỉnh: kiểm tra có thỏa thuận và hồ sơ liên quan chưa. Một email đề nghị giảm giá không tự chứng minh hai bên đã chấp thuận giảm.
Người nhận email bị coi là người xác nhận nợ: người liên hệ có thể chỉ chuyển hồ sơ. Cần kiểm tra vai trò, nội dung xác nhận và thẩm quyền phù hợp. Không coi im lặng là đồng ý chỉ vì thư gửi kèm ghi như vậy.
Sau khi đối chiếu xong
Lưu bản ký hoặc xác nhận phù hợp cùng bảng chi tiết và chứng từ giải trình. Đưa khoản chưa thống nhất vào danh sách theo dõi riêng, tránh gửi đề nghị thanh toán như thể toàn bộ số tiền đã được đối tác xác nhận. Khi cần nhắc thanh toán, dẫn đúng phần có căn cứ và đúng người nhận.
Với tranh chấp về nghĩa vụ, bù trừ, thời hiệu hoặc nội dung có thể được hiểu là thừa nhận một khoản nợ, nên nhờ người có chuyên môn pháp lý xem trước. Mẫu này không kết luận hệ quả pháp lý đó cho mọi trường hợp. Nguồn tham khảo: Bộ luật Dân sự 91/2015/QH13, thông tin chính thức kiểm tra ngày 25/10/2026.
TailieuAI hỗ trợ hồ sơ chứng từ kế toán có thể hỗ trợ chuẩn bị danh mục kiểm tra bộ hồ sơ. Số dư cuối cùng vẫn cần kế toán đối chiếu với nguồn dữ liệu thật; không dùng một bản AI tóm tắt thay xác nhận của các bên.