Mẫu công văn đề nghị thanh toán: ghi gì để đối tác dễ kiểm tra?

Một khoản thanh toán chưa về có thể do thiếu chứng từ, chưa đối chiếu xong, sai đầu mối hoặc lịch thanh toán chưa rõ. Gửi một công văn chỉ có câu “đề nghị thanh toán ngay” thường chưa giúp kế toán đối tác xử lý được những vướng mắc đó.

Mẫu công văn đề nghị thanh toán nên chỉ ra khoản nào cần kiểm tra, căn cứ nào đi kèm và người nào có thể giải đáp. Trước khi gửi, người phụ trách cần đối chiếu số tiền với bộ phận kế toán và hợp đồng, không lấy một con số chưa kiểm tra từ tin nhắn bán hàng.

Mẫu dưới đây dành cho đề nghị thanh toán B2B thông thường. Nó không thay thế đơn khởi kiện, hồ sơ thu hồi nợ hoặc thông báo có điều kiện pháp lý riêng. Khi khoản tiền đang tranh chấp hoặc có yêu cầu phạt, lãi, nên nhờ người có chuyên môn rà soát trước khi gửi.

Chuẩn bị đủ thông tin trước khi viết

Nhóm thông tin	Cần có	Điểm phải kiểm tra
Căn cứ giao dịch	Số hợp đồng, đơn đặt hàng, phụ lục hoặc xác nhận liên quan	Đúng đối tác và đúng phạm vi
Công việc đã thực hiện	Phiếu giao, biên bản nghiệm thu, chứng từ theo thỏa thuận	Không ghi hoàn thành toàn bộ nếu còn phần chưa được xác nhận
Khoản đề nghị	Số tiền, loại tiền, kỳ hoặc đợt thanh toán	Trừ khoản đã trả; phân biệt số đã thống nhất và số còn đối chiếu
Hạn thanh toán	Mốc và điều kiện theo thỏa thuận	Đừng nhầm ngày xuất chứng từ với ngày bắt đầu tính hạn
Hồ sơ gửi kèm	Danh mục và phiên bản	Có thực sự đính kèm, đúng định dạng người nhận cần
Đầu mối	Người phụ trách nghiệp vụ và kế toán	Dùng kênh công việc đã xác minh

Nếu hai bên chưa thống nhất số dư, nên làm biên bản đối chiếu công nợ trước hoặc ghi rõ phần còn chờ xác nhận. Một đề nghị thanh toán không nên làm biến mất chênh lệch đang được kiểm tra.

Mẫu đề nghị thanh toán để sao chép

Thay toàn bộ ô trong ngoặc vuông. Chỉ giữ thông tin tài khoản đã được doanh nghiệp kiểm tra và đối tác biết qua kênh phù hợp; không dùng mẫu này để thông báo đổi tài khoản bất ngờ.

[TÊN DOANH NGHIỆP GỬI]
[Địa chỉ, email liên hệ công việc]
Số tham chiếu: [Mã nội bộ nếu có]
[Địa điểm], ngày [ngày/tháng/năm]

ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN
Về khoản thanh toán [đợt/kỳ/phạm vi công việc]

Kính gửi: [Tên doanh nghiệp đối tác]
Đồng kính gửi/đầu mối: [Bộ phận hoặc người phụ trách]

Căn cứ [hợp đồng/đơn đặt hàng/thỏa thuận số..., ngày...],
chúng tôi đã thực hiện [phạm vi công việc/hàng hóa] theo
[các chứng từ xác nhận tương ứng].

Tại thời điểm đối chiếu [ngày], thông tin khoản thanh toán như sau:
- Giá trị của đợt/kỳ đề nghị: [số tiền, loại tiền].
- Số đã thanh toán cho đợt/kỳ này: [số tiền, căn cứ].
- Số còn đề nghị thanh toán: [số tiền, loại tiền].
- Điều kiện và hạn thanh toán theo thỏa thuận: [dẫn chiếu cụ thể].
- Khoản đang chờ đối chiếu, nếu có: [ghi rõ, không gộp vào số đã thống nhất].

Kính đề nghị Quý công ty kiểm tra hồ sơ kèm theo và thực hiện
thanh toán theo thỏa thuận. Nếu còn thiếu hồ sơ hoặc có chênh lệch,
xin phản hồi [nội dung cần làm rõ] tới [đầu mối] để hai bên phối hợp.
Mốc phản hồi đề xuất: [ngày, nếu cần; phân biệt với hạn theo hợp đồng].

Thông tin nhận thanh toán đã xác minh:
- Tên đơn vị thụ hưởng: [tên].
- Tài khoản/phương thức: [thông tin phù hợp thỏa thuận].
- Nội dung tham chiếu thanh toán: [mã hợp đồng/đợt/kỳ].

Hồ sơ kèm theo: [liệt kê từng tài liệu, số/ngày và số lượng].
Đầu mối xử lý: [họ tên, chức vụ, email/số liên hệ công việc].

Trân trọng.
[Người có thẩm quyền/được phân công phù hợp]
[Chức danh, họ tên, chữ ký theo quy trình áp dụng]

Mẫu không tự tính thuế, lãi chậm trả hay khoản phạt. Những nội dung đó phụ thuộc hồ sơ và căn cứ áp dụng; không thêm một tỷ lệ “thường dùng” chỉ để công văn trông đầy đủ.

Cách điền ba phần hay sai

1. Căn cứ và tình trạng hoàn thành

Dẫn đúng số, ngày và phần công việc tương ứng. Nếu mới giao một phần, ghi đúng một phần; nếu đang chờ nghiệm thu, không biến chữ “đã gửi sản phẩm” thành “đã được nghiệm thu”. Đối tác cần đối chiếu cùng một giao dịch, không phải đoán khoản tiền thuộc dự án nào.

Ví dụ giả lập: hai bên có ba đợt giao hàng, nhưng công văn chỉ đề nghị đợt thứ hai. Bảng kèm theo cần nêu mã của đợt này, chứng từ giao nhận và khoản đã trả cho chính đợt đó. Không cộng toàn bộ giá trị hợp đồng rồi trừ một khoản tạm ứng chưa được phân bổ rõ.

2. Số còn đề nghị và số đang tranh luận

Tách thành hai dòng nếu có chênh lệch. Cách viết “số còn đề nghị theo dữ liệu bên gửi” phù hợp hơn “số nợ đã được hai bên xác nhận” khi chưa có xác nhận thật. Bộ phận kế toán phải kiểm tra phép cộng, đơn vị tiền, số lẻ và khoản thanh toán mới nhận trước khi ký.

Không dùng thông tin chuyển khoản do một email lạ cung cấp mà chưa xác minh. Nếu cần thay đổi tài khoản thụ hưởng, xử lý theo quy trình kiểm tra riêng và kênh đã thống nhất, không chỉ sửa số trong mẫu rồi gửi đi.

3. Mốc phản hồi và hạn thanh toán

Hạn theo hợp đồng cần dẫn chiếu đúng điều kiện bắt đầu tính. Mốc bạn muốn nhận phản hồi là đề xuất phối hợp, không tự tạo nghĩa vụ pháp lý mới cho bên kia. Nếu lịch thực hiện công việc thay đổi, xem mẫu đề nghị gia hạn tiến độ và kiểm tra ảnh hưởng tới điều kiện thanh toán, thay vì suy đoán hai mốc tự động đổi theo nhau.

Danh mục chứng từ gửi kèm

STT	Tên chứng từ	Số/ngày hoặc phiên bản	Liên quan khoản nào	Đã đính kèm?
1	[Hợp đồng/phụ lục]	[Thông tin]	[Đợt/kỳ]	[Có/chưa]
2	[Chứng từ giao nhận/nghiệm thu]	[Thông tin]	[Phạm vi]	[Có/chưa]
3	[Hóa đơn/chứng từ theo thỏa thuận]	[Thông tin]	[Khoản tiền]	[Có/chưa]
4	[Bảng đối chiếu]	[Mốc chốt]	[Số dư]	[Có/chưa]

Danh mục này là gợi ý quản lý hồ sơ, không phải danh sách chứng từ bắt buộc cho mọi giao dịch. Hãy đối chiếu điều kiện thực tế trước khi đánh dấu đủ.

Gửi thế nào và theo dõi gì?

Gửi đúng kênh, địa chỉ và người nhận đã thống nhất. Nội dung email có thể ngắn: “Bên em gửi đề nghị thanh toán cho [đợt], kèm [danh mục]. Nhờ anh/chị xác nhận đã nhận đủ hoặc báo mục cần bổ sung.” Không gửi lặp cho nhiều người không liên quan hoặc dùng thông tin cá nhân của đối tác để gây áp lực.

Lưu bản đã duyệt, bằng chứng gửi và phản hồi. Nếu người nhận báo thiếu một biên bản, cập nhật trạng thái hồ sơ thay vì gửi lại nguyên công văn liên tục. Khi vấn đề chuyển thành tranh chấp, dừng việc sử dụng mẫu nhắc thông thường như một công cụ pháp lý và chuyển người có thẩm quyền xử lý.

Về thể thức, Nghị định 30/2020/NĐ-CP có phạm vi áp dụng riêng; không nên quảng cáo mẫu này là biểu mẫu bắt buộc cho mọi doanh nghiệp tư nhân. Xem bảng chọn mẫu văn bản doanh nghiệp nếu công việc của bạn thực ra là giải trình, cung cấp hồ sơ hoặc thông báo.

TailieuAI giới thiệu khả năng hỗ trợ xử lý và kiểm tra hồ sơ chứng từ. Có thể dùng AI để lập danh mục bản nháp từ hồ sơ được phép xử lý, nhưng kế toán và người phụ trách vẫn cần đối chiếu số tiền, chứng từ và thông tin thanh toán trước khi gửi.