Mẫu công văn đề nghị gia hạn tiến độ giao hàng cho đối tác

Lịch giao hàng đã chốt nhưng một hạng mục chưa thể hoàn thành. Gọi điện xin “thêm vài hôm” có thể giúp đối tác biết tình hình, nhưng chưa đủ để hai bên hiểu mốc nào thay đổi, phần nào vẫn giữ và ai phải điều chỉnh kế hoạch.

Công văn đề nghị gia hạn nên ghi rõ mốc cũ, mốc mới đang đề xuất, lý do có bằng chứng và phương án giảm ảnh hưởng. Đây là một đề nghị để hai bên xem xét, không phải thông báo rằng bên gửi được quyền tự thay đổi hợp đồng.

Mẫu dưới đây dành cho lịch giao hàng B2B thông thường. Không dùng thay hồ sơ xin gia hạn giấy phép, thủ tục hành chính hoặc văn bản giải quyết tranh chấp. Với nguy cơ vi phạm nghĩa vụ, bồi thường hoặc điều kiện chuyên ngành, cần người có chuyên môn rà soát hồ sơ trước khi gửi.

Kiểm tra điều gì trước khi xin thêm thời gian?

Trước hết, mở đúng phiên bản hợp đồng, đơn đặt hàng và lịch đã được xác nhận. Xác định mốc đang nói tới là ngày giao tại kho, ngày hàng tới nơi, ngày hoàn tất lắp đặt hay ngày nghiệm thu. Nếu hai bên dùng hai định nghĩa khác nhau, xin thêm thời gian chưa chắc giải quyết đúng vấn đề.

Tiếp theo, tách phần đã hoàn thành, phần còn thiếu và phần phụ thuộc đối tác. Không đổ lỗi cho “bên vận chuyển” hoặc “thiếu hồ sơ” khi chưa kiểm tra. Nếu hồ sơ đầu vào thật sự còn thiếu, có thể gửi một đề nghị cung cấp hồ sơ riêng với danh mục rõ ràng, nhưng không tự kết luận điều đó làm mất mọi trách nhiệm của mình.

Nội dung	Cần trả lời
Mốc cũ	Theo tài liệu nào, ngày nào, bao gồm công việc gì?
Tình trạng hiện tại	Đã xong gì, chưa xong gì, dữ liệu chốt lúc nào?
Nguyên nhân	Điều gì đã xác minh, điều gì còn đang kiểm tra?
Mốc mới	Có nguồn lực và phương án thực hiện hay chỉ là mong muốn?
Ảnh hưởng	Đối tác phải đổi lịch nhận hàng, nhân sự hoặc công việc nào?
Đề xuất phối hợp	Cần đối tác xác nhận phần nào và bằng cách nào?

Mẫu đề nghị gia hạn tiến độ giao hàng

Các trường trong ngoặc vuông cần được điền bằng dữ kiện thực tế. Không giữ những câu về lý do, cam kết hay đồng thuận nếu hồ sơ chưa chứng minh được.

[TÊN DOANH NGHIỆP]
[Thông tin liên hệ công việc]
Số tham chiếu: [Mã nội bộ]
[Địa điểm], ngày [ngày/tháng/năm]

ĐỀ NGHỊ ĐIỀU CHỈNH TIẾN ĐỘ GIAO HÀNG
Đối với [hợp đồng/đơn hàng, số và ngày]

Kính gửi: [Tên doanh nghiệp, bộ phận/người nhận]

Theo [hợp đồng/đơn đặt hàng/lịch đã xác nhận], chúng tôi dự kiến
thực hiện [phạm vi] tại [địa điểm] vào [mốc hiện hành].

Tại thời điểm [mốc chốt], tình trạng thực hiện gồm:
- Phần đã hoàn thành: [phạm vi và chứng từ liên quan].
- Phần còn lại: [phạm vi, số lượng].
- Vướng mắc đã xác minh: [mô tả cụ thể, bằng chứng kèm theo].
- Nội dung còn cần kiểm tra: [nếu có].

Chúng tôi đề nghị Quý công ty xem xét tiến độ sau:
[Hạng mục] | [Mốc đang áp dụng] | [Mốc mới đề nghị] | [Điều kiện cần có]
[Điền từng dòng theo phạm vi thực tế]

Để giảm ảnh hưởng, chúng tôi đề xuất:
1. [Biện pháp, người chịu trách nhiệm, mốc thực hiện].
2. [Phương án giao từng phần hoặc phối hợp khác, nếu phù hợp].
3. [Cách cập nhật tiến độ và xử lý khi có nguy cơ tiếp tục chậm].

Ảnh hưởng dự kiến cần hai bên trao đổi: [mô tả].
Các nội dung chưa thống nhất/không đề nghị thay đổi: [ghi rõ].

Đề nghị Quý công ty phản hồi về [mốc/phương án cần xác nhận]
qua [kênh đã thống nhất] vào [mốc phản hồi đề xuất].
Văn bản này là đề nghị điều chỉnh; việc áp dụng tiến độ mới và
các nội dung liên quan cần được hai bên xác nhận theo thỏa thuận.

Tài liệu kèm theo: [danh mục, phiên bản].
Đầu mối phối hợp: [họ tên, chức vụ, liên hệ công việc].

Trân trọng.
[Người có thẩm quyền/được phân công phù hợp]
[Chức danh, họ tên, chữ ký theo quy trình áp dụng]

Không tự thêm câu “hai bên không phạt” hoặc “bên bán được miễn toàn bộ trách nhiệm”. Những nội dung đó có thể làm thay đổi quyền và nghĩa vụ, cần được xem xét riêng, không phải phần trang trí của một mẫu xin gia hạn.

Viết lý do thế nào để có thể kiểm tra?

Một lý do tốt có sự kiện, mốc thời gian và tài liệu đối chiếu. Ví dụ giả lập: “Lô linh kiện A dự kiến đến kho ngày [ngày] chưa được giao theo xác nhận vận chuyển số [mã]. Hai hạng mục sử dụng linh kiện này còn chờ lắp ráp.” Câu này cụ thể hơn “do tình hình khách quan phức tạp”.

Tuy vậy, có bằng chứng về một sự kiện không đồng nghĩa đã xác định được hệ quả pháp lý. Không tự gọi mọi chậm trễ là bất khả kháng. Nếu cần lập luận pháp lý hoặc viện dẫn điều khoản miễn trách nhiệm, chuyển người có chuyên môn kiểm tra đúng hồ sơ và luật áp dụng.

Cũng không nên viết quá nhiều chi tiết nội bộ không cần thiết. Đối tác cần thông tin để sắp xếp công việc, không cần danh sách lỗi của từng nhân viên. Chỉ gửi dữ liệu có quyền chia sẻ và đủ liên quan.

Chọn mốc mới bằng kế hoạch, không bằng lời hứa

Mốc đề nghị cần dựa trên phần việc còn lại và người thực hiện. Chia thành các bước như nhận đủ vật tư, hoàn tất kiểm tra, đóng gói, vận chuyển và xác nhận điểm nhận. Mỗi bước cần có người chịu trách nhiệm, đầu vào và điều kiện kết thúc.

Ví dụ giả lập: giao từng phần có thể giúp đối tác bắt đầu công việc, nhưng chỉ phù hợp nếu phần giao trước sử dụng được và đối tác đồng ý nhận. Không chia lô một cách đơn phương rồi coi đó là đã hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ giao hàng.

Nếu chưa đủ dữ kiện để đưa một ngày chắc chắn, nên nói rõ thời điểm cập nhật tiếp theo và phần còn chưa xác minh. Tránh cam kết một ngày mới quá sát chỉ để công văn dễ được chấp thuận, rồi phải xin lần nữa.

Khi đối tác đồng ý, cần làm gì tiếp?

Lưu phản hồi và kiểm tra người xác nhận có phù hợp với cách làm việc đã thỏa thuận không. Nếu cần thay đổi hợp đồng, xem mẫu phụ lục hợp đồng và xử lý theo cơ chế hai bên áp dụng. Cập nhật lịch vận hành, điểm nhận hàng và những người chịu ảnh hưởng; không chỉ lưu email trong hộp thư của người soạn.

Đồng thời xem lại mốc thanh toán, nghiệm thu, bảo hành hoặc công việc liên quan để nhận biết chỗ cần trao đổi. Không mặc định tất cả mốc tự động lùi cùng số ngày. Khi phát sinh nguy cơ chậm thêm, báo sớm bằng dữ kiện mới thay vì im lặng đến ngày đã hứa.

Checklist trước khi gửi

• Đúng mã hợp đồng, phạm vi hàng và phiên bản lịch hiện hành.
• Mốc cũ và mốc đề nghị mới được đặt cạnh nhau, không để người nhận tự tìm.
• Lý do có bằng chứng; phần chưa biết được ghi là chưa xác minh.
• Biện pháp khắc phục có người chịu trách nhiệm và nguồn lực thực tế.
• Không tự sửa quyền, miễn trách nhiệm hoặc đặt nghĩa vụ mới bằng một câu mẫu.
• Người có thẩm quyền kiểm tra cam kết; hồ sơ rủi ro đã được rà soát phù hợp.
• Có đầu mối nhận phản hồi và cách cập nhật hồ sơ sau khi hai bên thống nhất.

Đây là mẫu văn bản giao dịch tham khảo, không phải biểu mẫu bắt buộc chung theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Có thể xem các loại mẫu văn bản doanh nghiệp để chọn đúng hình thức cho công việc khác. TailieuAI giới thiệu giải pháp theo dõi mốc hạn; khi dùng công cụ, người phụ trách vẫn phải kiểm tra điều kiện bắt đầu tính hạn và cập nhật thay đổi đã được chấp thuận.