Dùng AI soạn hợp đồng: cần chuẩn bị gì để bản nháp không bỏ sót?

Chủ doanh nghiệp có thể mô tả giao dịch trong vài câu rồi nhận một hợp đồng dài từ AI. Điều khó là biết những câu còn lại trong bản hợp đồng đến từ đâu. Có điều khoản được suy đoán, có mức phạt được lấy từ một mẫu không phù hợp và có trách nhiệm mà hai bên chưa từng thống nhất.

AI phù hợp để hỗ trợ tạo bản nháp từ dữ kiện và điều khoản đã được xác nhận, không thay doanh nghiệp quyết định nội dung giao dịch. Trước khi dùng bản nháp, cần kiểm tra nghiệp vụ, thẩm quyền, quy định áp dụng và nhờ người có chuyên môn pháp lý rà soát khi cần. Bài viết này hướng đến giao dịch B2B thông thường, không cung cấp hợp đồng riêng cho một vụ việc cụ thể.

Bắt đầu bằng bảng điều khoản, chưa bắt đầu bằng văn phong

Nếu chỉ yêu cầu “soạn hợp đồng dịch vụ đầy đủ, bảo vệ tối đa bên tôi”, AI không biết dịch vụ thực tế là gì, bên nào có khả năng thực hiện và điểm nào đang còn thương lượng. Kết quả có thể đầy đủ về hình thức nhưng khó dùng.

Hãy điền phiếu dưới đây. Để trống có chủ đích tốt hơn điền một điều kiện chưa được đồng ý.

Nhóm thông tin	Câu hỏi cần trả lời	Nguồn đối chiếu
Các bên	Tên pháp lý, người đại diện, vai trò trong giao dịch là gì?	Hồ sơ doanh nghiệp và căn cứ đại diện đã kiểm
Công việc	Làm gì, không làm gì, đầu ra nào được bàn giao?	Đề xuất, phạm vi công việc đã thống nhất
Tiến độ	Mốc nào cố định, mốc nào phụ thuộc đầu vào?	Kế hoạch và điều kiện phối hợp
Nghiệm thu	Ai kiểm, theo tiêu chí nào, xử lý điểm chưa đạt ra sao?	Bảng tiêu chí và đầu mối
Thanh toán	Số tiền, đơn vị tiền, đợt trả, điều kiện và hồ sơ gì?	Thỏa thuận thương mại đã duyệt
Thay đổi	Ai được đề nghị, ai phê duyệt và ghi nhận bằng cách nào?	Quy trình hai bên thống nhất
Rủi ro cần xem	Dữ liệu, sở hữu đầu ra, giới hạn trách nhiệm, chấm dứt	Danh sách câu hỏi cho người rà soát

Không đưa số định danh, tài khoản hoặc tài liệu bí mật vào công cụ chưa được doanh nghiệp phê duyệt. Trong bước luyện mẫu, dùng tên giả và các ô điền. Người được phân quyền hoàn thiện dữ kiện thật trong môi trường phù hợp sau đó.

Chọn đúng nền mẫu

Từ cùng một tình huống “thuê bên ngoài làm việc”, có thể tồn tại nhiều loại giao dịch khác nhau. Không lấy mẫu hợp đồng lao động để đổi tên thành hợp đồng dịch vụ, hoặc dùng mẫu mua bán hàng hóa cho công việc có đầu ra cần nghiệm thu theo giai đoạn.

Xem cách chọn mẫu hợp đồng cho doanh nghiệp nhỏ để xác định loại tài liệu cần chuẩn bị. Với lĩnh vực chuyên ngành, giao dịch xuyên biên giới hoặc điều kiện phức tạp, cần nghiên cứu riêng và có hỗ trợ pháp lý phù hợp; bài này không bao quát những trường hợp đó.

Bộ luật Dân sự 91/2015/QH13 là một nguồn cần đối chiếu, nhưng không thể chỉ viện dẫn tên luật rồi kết luận mẫu đã phù hợp. Người rà soát phải kiểm nội dung, chủ thể, đại diện, hình thức và các quy định áp dụng cho chính giao dịch.

Prompt tạo bản nháp có kiểm soát

Có thể sao chép khung sau và thay phần trong ngoặc vuông:

Nhiệm vụ: Tạo bản nháp hợp đồng [loại giao dịch] dựa trên phiếu điều khoản và mẫu được cung cấp. Đây là bản làm việc để người có thẩm quyền và người có chuyên môn rà soát, chưa dùng để ký.

Nguồn được dùng: [Danh sách tài liệu, ngày và phiên bản]. Không lấy thêm điều kiện thương mại từ trí nhớ hoặc tự tạo căn cứ pháp luật.

Điều khoản đã thống nhất: [Bảng phạm vi, đầu ra, tiến độ, nghiệm thu, thanh toán và thay đổi].

Điểm chưa thống nhất: [Danh sách câu hỏi đang mở]. Giữ nhãn [cần hai bên thống nhất], không tự chọn phương án thay người dùng.

Yêu cầu: Phân biệt dữ kiện lấy từ nguồn và đề xuất diễn đạt. Không tự điền phạt, lãi, thuế suất, thời hạn, quyền sở hữu hoặc giới hạn trách nhiệm. Chỉ ra chỗ mâu thuẫn giữa các nguồn.

Đầu ra: Một bản nháp có đánh số điều rõ ràng; một bảng gồm điều khoản, nguồn đầu vào và điểm cần xác minh; danh sách câu hỏi phải trả lời trước khi ký. Không tuyên bố hợp đồng đã tuân thủ đầy đủ pháp luật.

Nên yêu cầu AI lập bảng điểm chưa biết trước, rồi mới viết bản dài. Nếu AI không nhận ra các ô còn trống, chưa nên giao nó bước soạn toàn bộ văn bản.

Ví dụ giả lập: nghiệm thu công việc thiết kế

Giả sử doanh nghiệp thuê một bên thiết kế bộ tài liệu giới thiệu. Hai bên đã chốt danh sách đầu ra và số vòng chỉnh sửa, nhưng chưa chốt cách xử lý khi bên thuê chậm gửi nội dung.

Một kết quả có ích sẽ ghi: “[Cần thống nhất ảnh hưởng của việc chậm cung cấp nội dung đến mốc bàn giao]”. Một kết quả không đáng tin có thể tự thêm: “Nếu không phản hồi trong hai ngày thì mặc nhiên nghiệm thu”. Đầu vào không có thỏa thuận đó, nên không thể chấp nhận chỉ vì câu chữ thường xuất hiện trong hợp đồng mẫu.

Người nghiệp vụ cần giải quyết câu hỏi thật: đầu vào do ai cung cấp, lúc nào được coi là đủ, ai xác nhận và thay đổi tiến độ được ghi nhận ra sao. Sau khi hai bên thống nhất, mới yêu cầu cập nhật bản nháp. AI hỗ trợ diễn đạt quyết định, không tạo quyết định thay các bên.

Ba cổng kiểm tra trước khi dùng

Cổng nghiệp vụ

Người thực hiện công việc đọc từng đầu ra và điều kiện. Họ phải trả lời được: làm thế nào biết đã hoàn thành, bên nào cần phối hợp và khi thực tế đổi thì xử lý ra sao? Nếu văn bản mô tả một quy trình đội không thể vận hành, sửa trước khi bàn đến câu chữ đẹp.

Cổng dữ kiện và nhất quán

Đối chiếu tên bên, vai trò, giá trị, đơn vị tiền, ngày, phụ lục và số điều dẫn chiếu. Kiểm cả phần bị lặp: một mốc có thể là 15 ngày ở bảng tiến độ nhưng thành 10 ngày trong điều thanh toán. Đánh dấu mọi sửa đổi để người duyệt thấy rõ, không để AI âm thầm thay phần đã thống nhất.

Cổng thẩm quyền và pháp lý

Người có thẩm quyền quyết định có chấp nhận điều kiện thương mại hay không. Người có chuyên môn pháp lý kiểm phần cần thiết theo phạm vi giao dịch. Không coi kết quả AI tự chấm “rủi ro thấp” là bằng chứng hợp đồng được phép ký.

Bản nháp phải được ghi trạng thái rõ. Lưu bản dùng để rà soát tách với bản đã phê duyệt; không gửi cho đối tác một file chưa kiểm chỉ vì tiêu đề đã có chữ “final”.

Khi cuộc trao đổi tiếp tục thay đổi hợp đồng

Một biên bản họp có thể ghi lại đề xuất sửa tiến độ, nhưng chưa chắc các bên đã có người có thẩm quyền đồng ý. Quy trình AI ghi biên bản cuộc họp giúp tách đề xuất, quyết định và việc cần xác nhận. Đừng để hệ thống tự lấy mọi ý trong cuộc họp rồi cập nhật thành nghĩa vụ hợp đồng.

Để chọn phạm vi thử phù hợp, xem khung ứng dụng AI vào doanh nghiệp nhỏ. Với nhu cầu tạo bản nháp từ hồ sơ, có thể kiểm thử giải pháp soạn hợp đồng của Tailieu.ai trên dữ liệu giả lập hoặc được phép. Mẫu và công cụ hỗ trợ không thay việc tùy chỉnh giao dịch và rà soát chuyên môn trước khi ký.