Cẩm nang Tailieu.ai.vn
Mẫu hợp đồng thuê thiết bị: ghi rõ hiện trạng, sử dụng và hoàn trả
Khung hợp đồng thuê thiết bị B2B kèm bảng hiện trạng giao nhận. Hướng dẫn làm rõ tiền thuê, bảo trì, sự cố và điều kiện hoàn trả trước khi ký.
Xuất bản:
Thuê một thiết bị vài tháng tưởng đơn giản: nhận máy, trả tiền, hết hạn thì trả lại. Nhưng khi thiết bị dừng hoạt động, hai bên có thể bất đồng về việc ai sửa, thiết bị đã hỏng từ trước hay do sử dụng, và thời gian gián đoạn có được tính tiền thuê hay không.
Mẫu hợp đồng thuê thiết bị cần đi cùng bảng hiện trạng giao nhận và cách xử lý sự cố. Khung dưới đây dành cho thiết bị thông thường trong giao dịch B2B nội địa. Không tự áp dụng cho phương tiện, thiết bị nguy hiểm, hoạt động cho thuê tài chính hoặc ngành có điều kiện. Với tài sản giá trị lớn, phải rà soát thêm yêu cầu pháp lý, kỹ thuật và bảo hiểm phù hợp.
Xác định tài sản bằng thông tin kiểm được
Một tên như “máy chiếu” hoặc “máy in” chưa đủ. Hai bên nên ghi mã/serial, phụ kiện, tình trạng, chỉ số sử dụng nếu có và ảnh nhận diện. Kiểm tra bên cho thuê có quyền cho thuê thiết bị, thay vì chỉ dựa vào việc họ đang giữ tài sản.
Ví dụ giả lập: một máy in được giao kèm bộ phụ kiện nhưng biên bản chỉ ghi một thiết bị. Đến lúc trả, hai bên khó xác định bộ phận thiếu có nằm trong bàn giao ban đầu hay không. Một bảng tài sản rõ ràng giúp tránh tranh luận này mà không cần văn bản dài.
Khung hợp đồng thuê thiết bị tham khảo
Các chỗ [điền] phải được thay bằng thông tin thống nhất. Không ký khi cơ chế hư hỏng, hoàn trả hoặc khoản bảo đảm còn mơ hồ.
HỢP ĐỒNG THUÊ THIẾT BỊ
Số: [điền]. Ngày và địa điểm lập: [điền].
Bên cho thuê: [tên pháp lý, nhận diện doanh nghiệp, địa chỉ, liên hệ, người ký và căn cứ đại diện].
Bên thuê: [thông tin tương ứng].
1. Thiết bị và quyền cho thuê
Danh mục thiết bị, phụ kiện, giấy tờ và tình trạng được ghi tại Phụ lục 01. Bên cho thuê cung cấp thông tin/hồ sơ chứng minh quyền cho thuê phù hợp: [liệt kê]. Thiết bị được sử dụng cho [mục đích], tại [địa điểm]. Việc thay đổi địa điểm, giao cho bên khác sử dụng hoặc cho thuê lại phải được xử lý theo [thỏa thuận cụ thể và quy định áp dụng].
2. Thời hạn, giao và nhận
Thời hạn thuê: [ngày bắt đầu/kết thúc hoặc cách xác định]. Mốc bắt đầu tính tiền: [ghi rõ, không để hai cách hiểu]. Giao tại [địa điểm] với đầu mối [điền]. Hai bên kiểm tra tình trạng và ký biên bản bàn giao, lưu ảnh hoặc bằng chứng theo danh mục. Nếu chưa đủ điều kiện vận hành, ghi rõ phần chưa kiểm và cách kiểm bổ sung.
3. Giá và thanh toán
Đơn giá/cách tính: [điền]. Phần bao gồm và chưa bao gồm như vận chuyển, lắp đặt, vật tư tiêu hao, bảo trì: [tách rõ]. Thuế và chứng từ theo giao dịch thực tế được người phụ trách kiểm tra. Chu kỳ và điều kiện thanh toán: [điền]. Nếu có đặt cọc/khoản bảo đảm, ghi bản chất, mục đích, điều kiện hoàn trả và cách đối chiếu; không gọi mọi khoản trả trước là cùng một loại.
4. Vận hành và bảo quản
Bên thuê sử dụng theo mục đích, hướng dẫn và điều kiện kỹ thuật đã được bàn giao; phân công người phụ trách [điền]. Bên cho thuê bàn giao hướng dẫn, điều kiện an toàn và đầu mối hỗ trợ [điền]. Các thao tác không được tự thực hiện, như tháo bộ phận hoặc thay cấu hình: [nêu cụ thể]. Không dùng điều khoản này để loại bỏ nghĩa vụ pháp luật về an toàn.
5. Bảo trì, sự cố và thời gian ngừng dùng
Lịch bảo trì và bên thực hiện: [điền]. Khi phát hiện bất thường, người sử dụng dừng thao tác có nguy cơ, ghi nhận và thông báo qua [kênh]. Hai bên thống nhất người kiểm tra nguyên nhân, cách sửa/thay thế và chứng cứ để phân bổ chi phí. Việc tính tiền trong thời gian ngừng dùng được quy định riêng: [điền]. Không mặc định người đang giữ máy phải chịu mọi hư hỏng, cũng không tự xác nhận lỗi của bên kia khi chưa kiểm tra.
6. Hư hỏng, mất mát và trách nhiệm
Phân biệt tình trạng đã có, hao mòn được thỏa thuận là chấp nhận được và hư hỏng mới. Cách đánh giá, cơ sở xác định chi phí và thủ tục xác nhận: [điền sau rà soát]. Bảo hiểm nếu cần: [đối tượng, bên mua, phạm vi, hồ sơ]. Phạt/bồi thường hoặc giới hạn trách nhiệm cần căn cứ phù hợp, không tự điền bằng toàn bộ giá máy trong mọi tình huống.
7. Hoàn trả và đối chiếu
Trả tại [địa điểm], theo [mốc, thông báo]. Hai bên kiểm thiết bị/phụ kiện và lập biên bản đối chiếu Phụ lục 01. Khoản chênh lệch còn tranh luận phải được tách riêng. Xử lý tiền thuê, khoản bảo đảm và tài liệu/dữ liệu còn trên thiết bị theo [cơ chế đã thống nhất]. Không xóa dữ liệu của bên khác khi chưa có quyền và chỉ dẫn phù hợp.
8. Thay đổi, kết thúc và bất đồng
Gia hạn hoặc đổi thiết bị phải được xác nhận đúng thẩm quyền. Điều kiện kết thúc trước hạn và cách bàn giao tài sản/đối chiếu tiền: [điền]. Cơ chế giải quyết tranh chấp: [lựa chọn rõ sau rà soát]. Ngày/điều kiện hiệu lực, phụ lục và thứ tự ưu tiên: [điền].
Đại diện có thẩm quyền bên cho thuê: [ký, họ tên, chức danh].
Đại diện có thẩm quyền bên thuê: [tương ứng].
Phụ lục 01: bảng hiện trạng
| Thiết bị/mã/serial | Phụ kiện | Tình trạng lúc giao | Kết quả thử/chưa thử | Ảnh hoặc hồ sơ tham chiếu | Kết quả khi trả |
|---|---|---|---|---|---|
| [điền] | [điền] | [ghi cả vết/lỗi đã có] | [điền] | [mã tệp] | [đối chiếu sau] |
Ba tình huống nên thống nhất trước
Máy hỏng giữa kỳ thuê. Hợp đồng cần cho biết ai được sửa và trong lúc chờ thì dùng thiết bị thay thế hay dừng công việc. Không tự sửa rồi gửi hóa đơn yêu cầu bên kia trả khi chưa có cơ chế được chấp thuận.
Trả máy nhưng vẫn còn dữ liệu công ty. Phân công người sao lưu, xác nhận quyền xóa và kiểm tra kết quả. Việc trả phần cứng không tự giải quyết mọi quyền liên quan đến dữ liệu.
Muốn dùng thêm vài ngày. Người sử dụng cần xin xác nhận gia hạn và cách tính tiền, không chỉ giữ máy rồi chờ đối chiếu cuối kỳ. Nếu đầu mối giao nhận không có quyền duyệt, phải chuyển tới người phù hợp.
Kiểm tra trước khi ký và khi nhận
- Đúng thiết bị, phụ kiện, địa điểm và mục đích sử dụng.
- Có hồ sơ quyền cho thuê và thẩm quyền ký cần thiết.
- Cách tính tiền thuê, khoản bảo đảm và khoản chi bổ sung rõ ràng.
- Có điều kiện vận hành, hướng dẫn an toàn và người hỗ trợ.
- Đã nói rõ bảo trì, sự cố, gián đoạn và kiểm tra khi trả.
- Không dùng mẫu này thay quy trình kỹ thuật hoặc yêu cầu chuyên ngành.
Bộ luật Dân sự 91/2015/QH13 là nguồn nền tảng cần đối chiếu khi rà soát giao dịch thuê tài sản. Bài không trích điều khoản chi tiết hoặc kết luận hiệu lực cho trường hợp cụ thể; nguồn được kiểm tra ngày 25/10/2026. Với tài sản có yêu cầu đặc thù, hãy nhờ chuyên gia kiểm tra trước khi ký.
Có thể dùng TailieuAI hỗ trợ soạn bản nháp từ bảng thiết bị và điều kiện đã được thống nhất. Người dùng phải kiểm thông số, quyền tài sản và cách phân bổ trách nhiệm trước khi áp dụng.