Mẫu thỏa thuận bảo mật thông tin giữa hai doanh nghiệp

Hai doanh nghiệp chuẩn bị trao đổi bảng giá, bản vẽ hoặc danh sách khách hàng để xem có hợp tác được không. Một bên gửi mẫu NDA rất rộng, ghi mọi thông tin đều bí mật vô thời hạn. Ký ngay có thể tạo ra nghĩa vụ mà người thực hiện chưa hiểu, còn không có quy tắc nào thì việc chia sẻ lại khó kiểm soát.

Thỏa thuận bảo mật nên nói rõ thông tin nào được dùng, dùng vào việc gì, ai được tiếp cận và xử lý thế nào khi hợp tác kết thúc. Mẫu dưới đây là NDA hai chiều tham khảo cho trao đổi B2B thông thường. Nó không thay thỏa thuận xử lý dữ liệu cá nhân, điều khoản lao động hoặc hạn chế cạnh tranh; không bảo đảm ngăn được mọi hành vi tiết lộ.

Làm rõ phạm vi trước khi gửi tài liệu

Câu hỏi	Cách ghi thực tế
Mục đích trao đổi	Đánh giá dự án nào, không phải “mọi hoạt động kinh doanh”
Thông tin cần bảo vệ	Nhóm tài liệu, phiên bản và cách đánh dấu
Người được xem	Vai trò cụ thể, có cần nhà thầu phụ không?
Cách chia sẻ	Kênh được duyệt, quyền tải/chuyển tiếp
Kết thúc	Trả/xóa gì, ngoại lệ lưu trữ nào cần xem xét?

Ví dụ giả lập: bên cung cấp gửi bản thiết kế để đối tác ước tính chi phí. Quyền xem để báo giá không tự bao gồm quyền đưa bản vẽ vào hồ sơ quảng cáo hoặc chuyển cho mọi nhà thầu phụ. Hãy giải thích mục đích bằng hành động cụ thể.

Mẫu NDA B2B hai chiều để chỉnh sửa

Khung này xem mỗi bên có thể vừa cung cấp vừa nhận thông tin. Nếu chỉ một bên cung cấp, cần chỉnh các vai trò cho đúng. Các ô vuông phải được hoàn thiện trước khi ký.

THỎA THUẬN BẢO MẬT THÔNG TIN

Số: [điền]. Ngày lập: [điền].

Bên A: [tên pháp lý, thông tin nhận diện doanh nghiệp, địa chỉ, người ký và căn cứ đại diện].

Bên B: [thông tin tương ứng].

1. Mục đích và vai trò

Hai bên trao đổi thông tin để [mục đích dự án cụ thể]. “Bên cung cấp” và “Bên nhận” được xác định theo từng lần chia sẻ. Thỏa thuận này không tự tạo cam kết mua bán, cấp giấy phép sử dụng ngoài mục đích, hợp tác độc quyền hoặc nghĩa vụ ký hợp đồng tiếp theo.

2. Thông tin thuộc phạm vi bảo mật

Nhóm thông tin: [liệt kê tài liệu, dữ liệu, mẫu, trao đổi]. Cách nhận diện: [dấu, danh mục, xác nhận bằng văn bản phù hợp]. Với thông tin trao đổi bằng lời hoặc trình bày trực tiếp, cách xác nhận lại phạm vi là [điền]. Tránh định nghĩa khiến người nhận không thể biết điều gì phải bảo vệ.

3. Ngoại lệ cần đối chiếu

Các bên xác định cách chứng minh và xử lý thông tin đã công khai hợp pháp, đã được bên nhận nắm giữ hợp pháp trước khi nhận, được phát triển độc lập hoặc nhận hợp pháp từ nguồn khác không bị ràng buộc tương ứng: [điền cơ chế phù hợp]. Không coi việc một phần thông tin được công khai là tự động giải phóng toàn bộ tài liệu còn lại.

4. Nghĩa vụ sử dụng và bảo vệ

Bên nhận chỉ sử dụng thông tin cho mục đích tại mục 1; giới hạn quyền tiếp cận theo công việc cần làm và biện pháp bảo vệ đã thống nhất: [điền]. Không tự chuyển tiếp, công bố, đưa vào hệ thống AI hoặc nhà cung cấp khác ngoài phạm vi được phép. Việc sao chép, trích xuất, lưu bản và truy cập từ xa được quy định [cụ thể].

5. Người được tiếp cận

Các nhóm người/đơn vị được tiếp cận và điều kiện áp dụng: [liệt kê]. Bên nhận thông báo yêu cầu bảo mật cho người liên quan và tổ chức kiểm soát theo thỏa thuận. Quyền chuyển cho nhà thầu phụ hoặc cố vấn không được mặc nhiên mở rộng khi chưa xem xét nghĩa vụ cần có với những bên đó.

6. Tiết lộ theo yêu cầu có căn cứ

Nếu cần cung cấp thông tin theo yêu cầu pháp luật hoặc cơ quan có thẩm quyền, bên nhận kiểm tra phạm vi yêu cầu, thông báo cho bên cung cấp khi được phép và chỉ cung cấp phần cần thiết theo căn cứ áp dụng. Không đặt nghĩa vụ thông báo trái với yêu cầu bảo mật của cơ quan hoặc pháp luật.

7. Sự cố

Khi phát hiện truy cập, mất hoặc tiết lộ ngoài phạm vi, bên phát hiện thông báo qua [đầu mối/kênh, thời điểm đã thống nhất phù hợp nghĩa vụ áp dụng], bảo toàn bằng chứng và phối hợp giảm tác động. Không xóa log hoặc che sự cố để tránh trách nhiệm. Với dữ liệu cá nhân, kiểm tra thêm nghĩa vụ thông báo/xử lý theo pháp luật liên quan.

8. Thời hạn, trả và xóa

Thời gian trao đổi theo thỏa thuận: [điền]. Thời gian nghĩa vụ bảo mật đối với từng nhóm thông tin: [điền sau rà soát, không dùng một mốc mặc định]. Khi được yêu cầu hợp lệ hoặc kết thúc mục đích, xử lý bản gốc, bản sao và quyền truy cập theo [quy trình]. Ngoại lệ lưu trữ bắt buộc hoặc bản sao lưu không thể xóa ngay phải được xác định rõ cùng giới hạn truy cập và nghĩa vụ tiếp tục; không cam kết điều không thể thực hiện.

9. Quyền, trách nhiệm và giải quyết bất đồng

Thông tin và quyền liên quan không được chuyển giao ngoài phạm vi được ghi rõ. Trách nhiệm khi vi phạm, biện pháp khắc phục và điều khoản chế tài phải phù hợp giao dịch và pháp luật; các bên điền sau khi rà soát [nội dung cụ thể]. Không tự đặt mức phạt cố định cho mọi sự cố. Cơ chế giải quyết tranh chấp: [phương án rõ ràng]. Hiệu lực, phụ lục và cách sửa đổi: [điền].

Đại diện có thẩm quyền Bên A: [ký, họ tên, chức danh].

Đại diện có thẩm quyền Bên B: [tương ứng].

NDA không phải giấy phép đưa dữ liệu cá nhân lên AI

Một danh sách khách hàng có thể chứa thông tin liên hệ của cá nhân. Thỏa thuận rằng hai công ty “giữ bí mật” không tự giải quyết căn cứ xử lý, mục đích, quyền của người liên quan, trách nhiệm của nhà cung cấp hoặc việc chuyển dữ liệu.

Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 91/2025/QH15 có hiệu lực từ 01/01/2026. Khi giao dịch có dữ liệu cá nhân, cần rà soát các nghĩa vụ áp dụng riêng; bài không xác nhận tuân thủ chỉ từ việc ký NDA. Nguồn được đối chiếu ngày 25/10/2026.

Trước khi sử dụng AI, hãy giảm dữ liệu không cần thiết, kiểm tra quyền xử lý và điều kiện của công cụ. Không chỉ xóa tên rồi mặc định dữ liệu đã không thể nhận diện. Xem hướng dẫn chuẩn bị tài liệu an toàn trong các liên kết bên dưới.

Kiểm tra mẫu NDA của đối tác bằng bốn tình huống

1. Nhân viên cần nhờ đồng nghiệp hỗ trợ. Người đó có được xem hay phải xin phép riêng?
2. Dự án không tiếp tục. Tài liệu đã tải, email, bản sao lưu và quyền truy cập xử lý ra sao?
3. Có yêu cầu từ cơ quan có thẩm quyền. Quy trình có cho phép thực hiện nghĩa vụ pháp luật đúng cách không?
4. Xảy ra sự cố. Ai được báo, ai điều phối và những việc nào phải làm ngay để hạn chế tác động?

Nếu câu trả lời không rõ, yêu cầu sửa văn bản trước khi chia sẻ dữ liệu thật. NDA không nên chứa điều khoản cấm làm việc với mọi khách hàng hoặc mọi đối thủ mà không được xem xét riêng về phạm vi và tính phù hợp.

Có thể dùng TailieuAI hỗ trợ rà soát hợp đồng để lập danh sách điều khoản cần hỏi lại. Kết quả AI cần được kiểm tra với văn bản gốc và người có chuyên môn, đặc biệt với nghĩa vụ bảo mật dài hạn hoặc giới hạn trách nhiệm lớn.

Đọc tiếp để hoàn thiện bộ hồ sơ

• Mẫu hợp đồng cho doanh nghiệp nhỏ: chọn mẫu và kiểm tra trước khi dùng
• Mẫu phụ lục hợp đồng: sửa điều khoản nào và giữ điều khoản nào?
• Trước khi đưa tài liệu công ty lên AI: kiểm tra dữ liệu và quyền truy cập