Mẫu tờ trình mua sắm nội bộ: nêu nhu cầu, chi phí và người phê duyệt

Một nhân viên đề xuất mua máy mới vì máy cũ chạy chậm. Chủ doanh nghiệp hỏi giá, nhận được một báo giá rồi đồng ý. Đến lúc sử dụng mới phát hiện phần mềm cần mua thêm, chưa có người cài đặt và thiết bị cũ vẫn chưa bàn giao. Vấn đề không chỉ là thiếu một chữ ký: đề xuất ban đầu chưa mô tả đủ nhu cầu và tổng chi phí.

Tờ trình mua sắm nội bộ nên giúp người duyệt trả lời ba câu hỏi: cần giải quyết việc gì, có những phương án nào và doanh nghiệp sẽ phải chi những khoản nào. Mẫu dưới đây dành cho doanh nghiệp tư nhân tự tổ chức việc phê duyệt mua sắm. Không dùng thay hồ sơ đấu thầu, mua sắm công hoặc biểu mẫu chuyên ngành bắt buộc.

Khi nào nên lập tờ trình?

Nên lập khi khoản mua cần nhiều người cùng xem xét, có chi phí duy trì, thay đổi công cụ làm việc hoặc phải bàn giao tài sản. Với vật tư nhỏ đã nằm trong hạn mức được duyệt, doanh nghiệp có thể dùng quy trình đơn giản hơn. Không cần tạo thêm giấy tờ chỉ để làm lại quyết định đã được ghi nhận đầy đủ ở hệ thống khác.

Tờ trình là đề xuất xin phê duyệt, không phải hợp đồng mua hàng. Người lập không được hiểu việc gửi tờ trình hoặc người quản lý đọc tin nhắn là đã được phép đặt hàng. Phạm vi phê duyệt cần ghi rõ, đặc biệt khi giá hoặc cấu hình thực tế khác phương án trình ban đầu.

Chuẩn bị thông tin trước khi viết

Nội dung	Câu hỏi cần trả lời
Hiện trạng	Công việc nào đang bị ảnh hưởng? Có bằng chứng cụ thể không?
Nhu cầu	Bao nhiêu người sử dụng, trong bao lâu, cần đầu ra gì?
Phương án	Có thể sửa chữa, thuê, dùng chung hoặc không mua không?
Chi phí	Giá mua, triển khai, vận chuyển, duy trì và phần chưa xác định là gì?
Người nhận	Ai nghiệm thu, quản lý và sử dụng sau khi mua?
Thẩm quyền	Ai được duyệt khoản này theo quy định của doanh nghiệp?

Không nhất thiết phải có ba báo giá trong mọi trường hợp. Số lượng báo giá là vấn đề cần đối chiếu với quy chế nội bộ hoặc quy định áp dụng cho khoản mua cụ thể; không tự biến một thói quen quản trị thành nghĩa vụ pháp luật phổ quát.

Mẫu tờ trình mua sắm nội bộ có thể sao chép

Thay toàn bộ phần trong ngoặc vuông, bỏ lựa chọn không dùng và bổ sung tài liệu chứng minh. Nếu chưa xác nhận được một khoản chi phí, ghi rõ “chưa xác định”, không điền số 0 cho đẹp bảng.

[TÊN DOANH NGHIỆP]
Bộ phận đề xuất: [Tên bộ phận]
Mã tờ trình: [Mã quản lý nội bộ]
[Địa điểm], ngày [ngày/tháng/năm]

TỜ TRÌNH ĐỀ NGHỊ MUA SẮM NỘI BỘ
Về việc: [Tên hàng hóa/dịch vụ và nhu cầu cần giải quyết]

Kính gửi: [Người/bộ phận có thẩm quyền xem xét]
Người lập: [Họ tên, chức danh, liên hệ công việc]

1. Hiện trạng và nhu cầu
Công việc đang thực hiện: [Mô tả ngắn]
Vướng mắc hiện tại: [Sự kiện và bằng chứng kiểm tra được]
Nhu cầu cần đáp ứng: [Số lượng người dùng, đầu ra, thời gian sử dụng]
Hậu quả dự kiến nếu chưa mua: [Đánh giá và cơ sở, không phóng đại]

2. Các phương án đã xem xét
Phương án A: [Sửa/thuê/dùng chung/khác]; chi phí và hạn chế: [...]
Phương án B: [Mua mới hoặc phương án khác]; chi phí và hạn chế: [...]
Phương án đề xuất: [Tên phương án]
Lý do lựa chọn: [Tiêu chí so sánh và đánh đổi]

3. Danh mục và dự toán
- Hạng mục: [Tên, cấu hình hoặc tiêu chí đáp ứng]
- Số lượng/đơn vị tính: [...]
- Giá dự kiến và tình trạng thuế: [Theo báo giá, cần xác nhận nếu chưa rõ]
- Chi phí giao nhận/lắp đặt/đào tạo: [...]
- Chi phí định kỳ: [Khoản, chu kỳ, thời gian dự tính]
- Tổng ngân sách đề nghị: [Số tiền, loại tiền, phạm vi bao gồm]
- Khoản chưa xác định hoặc không bao gồm: [...]
Nguồn dự toán: [Báo giá số/ngày, thời hạn báo giá hoặc cơ sở ước tính]
Nguồn ngân sách dự kiến: [Hạng mục ngân sách nội bộ]

4. Triển khai và kiểm nhận
Thời điểm cần sử dụng: [...]
Người phụ trách mua: [...]
Người kiểm tra khi nhận: [...]
Tiêu chí kiểm nhận: [Số lượng, thông số, khả năng hoạt động, tài liệu kèm theo]
Người quản lý/sử dụng sau bàn giao: [...]
Xử lý thiết bị hoặc phương án cũ: [Nếu có]

5. Nội dung xin phê duyệt
Đề nghị duyệt: [Phương án, hạn mức, điều kiện và người thực hiện]
Nếu vượt hạn mức hoặc thay đổi tiêu chí chính: [Trình lại theo quy trình]
Các bước cần hoàn tất trước khi đặt hàng: [Xác minh nhà cung cấp,
thỏa thuận điều kiện, kiểm tra ngân sách hoặc bước phù hợp]

6. Tài liệu kèm theo
[Danh sách báo giá, ảnh hiện trạng, so sánh phương án, tài liệu khác]

Người đề xuất: [Họ tên, xác nhận]
Ý kiến bộ phận liên quan: [Nội dung, họ tên, thời điểm]
Quyết định của người có thẩm quyền:
[Đồng ý/đồng ý có điều kiện/chưa đồng ý; phạm vi và lý do]
Người phê duyệt: [Họ tên, chức danh, xác nhận, ngày]

Điền dự toán sao cho không bỏ sót chi phí

Tách khoản trả một lần và khoản duy trì. Một công cụ có phí tháng thấp nhưng cần trả theo năm sẽ tạo nhu cầu dòng tiền khác với mua từng tháng. Tờ trình nên phản ánh kỳ thanh toán được báo giá, không chỉ chia nhỏ thành con số dễ được duyệt.

Ghi đúng trạng thái thuế trên báo giá. Nếu chưa rõ giá đã bao gồm khoản thuế nào, yêu cầu người bán xác nhận. Người viết không nên tự tính hoặc tự kết luận cách xử lý thuế khi chưa có cơ sở và người phụ trách kế toán kiểm tra.

Nêu giả định sử dụng. Ví dụ minh họa: bộ phận cần một thiết bị dùng chung cho hai người theo ca, không phải hai thiết bị dùng đồng thời. Ghi rõ giả định này để người duyệt biết vì sao số lượng được chọn là một. Nếu nhu cầu thay đổi, quyết định cũng cần được xem lại.

Đừng dùng “tiết kiệm thời gian” như kết quả đã xảy ra. Nếu chưa thử nghiệm, ghi đó là kỳ vọng, nêu cách đo và người kiểm tra sau mua. Một khoảng thử nhỏ thường hữu ích hơn lời hứa hiệu quả không có căn cứ.

Gắn phê duyệt với việc nghiệm thu

Tờ trình tốt không kết thúc ở ô “đồng ý”. Sau khi mua, người phụ trách phải biết đối chiếu với tiêu chí nào: đúng cấu hình, đủ phụ kiện, hoạt động với môi trường đang dùng hay có tài liệu hướng dẫn. Việc chấp thuận mua không đồng nghĩa đã chấp thuận mọi hàng hóa nhà cung cấp giao đến.

Nếu doanh nghiệp họp để chọn phương án, dùng biên bản họp có người thực hiện và thời hạn để ghi lại quyết định. Chỉ dẫn đến đúng tờ trình đã duyệt, tránh để báo giá mới và quyết định cũ nằm rời nhau, khiến người nhận hàng không biết kiểm theo bản nào.

Những lỗi thường khiến tờ trình bị trả lại

• Chỉ ghi tên sản phẩm, không nêu nhu cầu cần đáp ứng.
• So sánh giá nhưng bỏ qua sự khác nhau về phạm vi cung cấp.
• Gộp chi phí chưa biết vào một con số “trọn gói” không có cơ sở.
• Đưa tên nhà cung cấp vào như lựa chọn đã được duyệt trước.
• Không có người kiểm nhận hoặc người quản lý sau bàn giao.
• Dùng lý do “gấp” nhưng không giải thích mốc cần sử dụng.
• Coi im lặng là phê duyệt hoặc đặt hàng trước rồi mới trình.

Checklist trước khi trình và sau khi duyệt

Trước khi trình, kiểm tra đủ hiện trạng, phương án thay thế, nguồn báo giá, tổng ngân sách, khoản chưa rõ và đúng người có thẩm quyền. Sau khi duyệt, lưu phiên bản quyết định cùng điều kiện phê duyệt; thông báo cho người mua và người nhận. Nếu thay đổi vượt phạm vi được duyệt, xử lý theo quy trình thay đổi của doanh nghiệp.

Với khoản mua liên quan AI hoặc kho tài liệu, tham khảo cách chọn công cụ AI cho doanh nghiệp nhỏ để xem cả nhu cầu sử dụng, dữ liệu và cách thử trước khi mở rộng. Tờ trình vẫn cần người có trách nhiệm đánh giá, không dùng điểm số do AI tạo như quyết định cuối cùng.

Bạn có thể lưu mẫu này trong bộ mẫu văn bản doanh nghiệp và tìm hiểu giải pháp sắp xếp hồ sơ của TailieuAI để tổ chức tờ trình, báo giá và quyết định theo cùng một việc. Chỉ đưa tài liệu lên công cụ khi doanh nghiệp có quyền sử dụng và đã kiểm tra cách quản lý quyền truy cập.