Cẩm nang Tailieu.ai.vn
Mẫu hợp đồng mua bán hàng hóa giữa doanh nghiệp: những phần cần điền kỹ
Mẫu hợp đồng mua bán hàng hóa B2B với bảng thông số, giao nhận và thanh toán. Xem cách điền, kiểm tra sai lệch và những điều không nên mặc định.
Xuất bản:
Một lô hàng đến đúng ngày nhưng sai phiên bản. Kho đã ký phiếu giao nhận, kế toán nhận hóa đơn, còn người mua cho rằng hàng chưa đạt yêu cầu. Nếu hợp đồng chỉ ghi tên hàng chung chung, việc xử lý sẽ khó hơn nhiều so với lúc hai bên còn đang chọn báo giá.
Hợp đồng mua bán hàng hóa nên xác định được chính xác thứ sẽ giao, cách kiểm và trách nhiệm khi có sai lệch. Mẫu dưới đây dành cho giao dịch nội địa B2B hàng hóa thông thường, không bao gồm xuất nhập khẩu, giao dịch với người tiêu dùng hay hàng hóa hạn chế/thuộc ngành có điều kiện. Đây là bản tham khảo cần điều chỉnh và rà soát trước khi sử dụng, không phải bảo đảm pháp lý cho mọi giao dịch.
Khóa thông số trước khi khóa giá
Tên gọi trên báo giá có thể không đủ để phân biệt sản phẩm. Hãy thống nhất mã hàng, phiên bản, tình trạng mới/đã sử dụng, quy cách, đơn vị tính và tài liệu mô tả được viện dẫn. Nếu chọn theo mẫu, xác định mẫu nào, ai giữ và cách xử lý khi mẫu khác tài liệu kỹ thuật.
| Nội dung | Cách ghi rõ hơn |
|---|---|
| Tên hàng | Tên kèm mã/phiên bản, không chỉ tên nhóm |
| Số lượng | Đơn vị tính và cách xử lý thiếu/thừa nếu có thỏa thuận |
| Chất lượng | Thông số kiểm được, không chỉ “chất lượng tốt” |
| Bao gói | Quy cách, nhãn và hồ sơ kèm theo |
| Giao nhận | Địa chỉ, đầu mối, phương tiện và điều kiện tiếp nhận |
| Kiểm tra | Ai kiểm gì khi nhận, phần nào cần kiểm sau |
Ví dụ giả lập: mua thiết bị văn phòng cần phân biệt model, phụ kiện đi kèm và nguồn điện tương thích. Một ảnh minh họa trong tin nhắn không nên thay toàn bộ bảng hàng hóa được hai bên xác nhận.
Mẫu hợp đồng mua bán hàng hóa để chỉnh sửa
Các phần trong ngoặc vuông cần được điền theo hồ sơ thật. Không ký khi thông số hoặc lựa chọn quan trọng còn trống.
HỢP ĐỒNG MUA BÁN HÀNG HÓA
Số: [điền]. Lập ngày [điền] tại [điền].
Bên bán: [tên pháp lý, thông tin nhận diện doanh nghiệp, địa chỉ, liên hệ]. Người ký: [họ tên, chức danh, căn cứ đại diện đã kiểm tra].
Bên mua: [thông tin tương ứng]. Người ký: [điền và kiểm tra thẩm quyền].
1. Hàng hóa
Bên bán cung cấp hàng hóa theo bảng dưới đây và tài liệu kỹ thuật [tên, mã, phiên bản/ngày]. Thay thế mã, nguồn gốc, cấu hình hoặc quy cách phải được người có thẩm quyền chấp thuận trước theo cách thức đã thống nhất.
| Mã/tên hàng | Thông số/tình trạng | Đơn vị | Số lượng | Đơn giá/cách tính | Hồ sơ kèm theo |
|---|---|---|---|---|---|
| [điền] | [điền] | [điền] | [điền] | [điền] | [điền] |
2. Giá và khoản chi liên quan
Tổng giá/cách xác định: [điền]. Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, lắp đặt hoặc khoản khác được phân chia: [điền rõ từng khoản]. Thuế, hóa đơn và chứng từ được kiểm tra theo giao dịch thực tế; không lấy một mức thuế mặc định từ mẫu. Mọi khoản giá cần thống nhất cùng đơn vị tiền và quy tắc làm tròn nếu có.
3. Giao hàng
Địa điểm giao: [địa chỉ cụ thể]. Lịch giao/điều kiện bắt đầu tính lịch: [điền]. Đầu mối hai bên: [điền]. Bên giao thông báo trước theo [cách thức, thời gian thỏa thuận]. Phân công điều kiện tiếp cận, bốc dỡ và bảo quản lúc giao: [điền]. Khi không thể giao/nhận đúng lịch, các bên thông báo và xác nhận phương án điều chỉnh; một bên không tự coi đề nghị gia hạn là đã được chấp nhận.
4. Kiểm tra và ghi nhận sai lệch
Khi nhận, hai bên kiểm [số kiện, số lượng, mã hàng, tình trạng nhìn thấy và hồ sơ]. Biên bản ghi phần đã kiểm, phần chưa kiểm được, dấu hiệu bất thường và ảnh/chứng cứ kèm theo. Kiểm tra tiếp theo đối với [tính năng/thông số] được thực hiện theo [phương pháp, điều kiện, mốc thỏa thuận]. Cách thông báo sai lệch và đầu mối xử lý: [điền]. Không ghi nhận đạt toàn bộ khi mới đếm số kiện.
5. Xử lý hàng không phù hợp
Các bên đối chiếu sai lệch với tiêu chí đã thống nhất và quy định áp dụng, xác nhận phương án xử lý như bổ sung, thay thế, sửa chữa hoặc phương án khác phù hợp. Nêu người chịu chi phí, thời gian thực hiện và cách kiểm tra lại: [điền]. Quy trình này không được diễn giải thành việc tự động từ bỏ quyền mà pháp luật không cho phép loại trừ.
6. Thanh toán, quyền sở hữu và rủi ro
Thanh toán theo các đợt [sự kiện, số tiền/cách tính, hồ sơ và hạn đã thống nhất]. Tài khoản nhận [điền]; thay đổi phải được xác minh. Thời điểm chuyển quyền sở hữu và phân bổ rủi ro được xác định riêng: [điền sau khi rà soát điều kiện giao dịch]. Không mặc định giao hàng, ký phiếu kho và thanh toán là cùng một thời điểm pháp lý.
7. Bảo hành và hỗ trợ nếu có
Phạm vi, thời gian, điều kiện, đơn vị tiếp nhận và phần loại trừ: [điền theo cam kết thật]. Hồ sơ cần khi yêu cầu hỗ trợ: [điền]. Nếu không có cam kết bảo hành thương mại riêng, vẫn cần kiểm tra các nghĩa vụ pháp luật áp dụng; không ghi “không chịu trách nhiệm trong mọi trường hợp”.
8. Thay đổi, vi phạm và kết thúc
Thay đổi hàng, giá hoặc lịch được ghi bằng [hình thức phù hợp] do người có thẩm quyền chấp thuận. Điều kiện tạm ngừng/chấm dứt, cách xử lý hàng và tiền còn lại: [điền sau rà soát]. Phạt, bồi thường và lãi chỉ bổ sung khi đã kiểm tra căn cứ áp dụng, không để một mức mẫu tự động áp cho mọi vi phạm.
9. Bất đồng và hiệu lực
Thông báo gửi tới [đầu mối, kênh]. Cơ chế giải quyết tranh chấp: [phương án rõ ràng đã được rà soát]. Hiệu lực từ [điều kiện/ngày]. Các tài liệu kèm và thứ tự ưu tiên khi khác nhau: [liệt kê]. Hình thức ký/lưu bản: [đã kiểm tra phù hợp].
Đại diện có thẩm quyền bên bán: [ký, họ tên, chức danh].
Đại diện có thẩm quyền bên mua: [tương ứng].
Kiểm tra gì ngay trước khi nhận hàng?
Người mua nên giao cho kho một bản trích thông số đã được thống nhất, không chỉ nhắn “nhận giúp lô này”. Xác định ai có quyền ghi nhận giao nhận, ai đánh giá kỹ thuật và ai chấp thuận thay đổi. Ba vai trò đó có thể khác nhau.
Phiếu kiểm nhanh có thể gồm: mã hợp đồng, mã lô, phiên bản bảng hàng, số kiện, tình trạng bao bì, mã thực nhận, phụ kiện, hồ sơ và các mục chưa đủ điều kiện kiểm. Ghi rõ sai lệch ngay trong biên bản thay vì ký trắng rồi để một người bổ sung sau. Nếu ghi ảnh, tránh đưa dữ liệu cá nhân hoặc tài liệu nội bộ không cần thiết vào nhóm trao đổi rộng.
Những điều không nên tự điền theo mẫu cũ
Không tự sao chép điều kiện xuất nhập khẩu vào giao dịch nội địa nếu không hiểu tác động. Không đồng nhất điều kiện thanh toán với thời điểm chuyển rủi ro. Cũng không điền một mức phạt, thời hạn khiếu nại hoặc điều khoản giới hạn trách nhiệm cho tất cả loại hàng. Những phần này cần đối chiếu luật và hoàn cảnh cụ thể.
Điều 24 của Luật Thương mại quy định hình thức hợp đồng mua bán hàng hóa và yêu cầu riêng đối với loại phải lập văn bản. Nguồn ghi luật hết hiệu lực một phần; bài không thay rà soát pháp luật chuyên ngành. Đối chiếu ngày 25/10/2026.
Có thể dùng hỗ trợ soạn hợp đồng của TailieuAI để sắp xếp bảng hàng và thông tin đầu vào thành bản nháp. Người phụ trách vẫn phải kiểm từng mã hàng, điều kiện và tài liệu được viện dẫn trước khi ký.