Dùng AI soạn công văn: mẫu prompt và cách kiểm tra trước khi gửi

“Viết giúp tôi một công văn chuyên nghiệp” thường cho ra một văn bản trôi chảy nhưng chưa chắc đúng việc. AI có thể tự thêm ngày, căn cứ hoặc một lời hứa mà doanh nghiệp chưa chấp thuận. Rủi ro lớn nhất không nằm ở câu văn thiếu trang trọng, mà ở nội dung được gửi đi không phản ánh hồ sơ thực tế.

Muốn dùng AI soạn công văn, hãy đưa mục đích, người nhận, dữ kiện đã xác nhận và những phần không được tự điền. Đầu ra chỉ là bản nháp. Người có trách nhiệm phải đối chiếu hồ sơ, kiểm thẩm quyền rồi mới gửi.

Xác định đang viết loại văn bản nào

Bài này áp dụng cho thư/công văn giao dịch thông thường giữa doanh nghiệp và đối tác. Nếu đang nộp hồ sơ theo một thủ tục hành chính, tham gia đấu thầu hoặc gửi thông báo có hậu quả pháp lý cụ thể, phải kiểm đúng mẫu và yêu cầu của trường hợp đó trước khi nhờ AI viết.

Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định công tác văn thư trong phạm vi của nghị định; không nên suy ra mọi SME tư nhân đều bắt buộc dùng cùng một thể thức. Với thư giao dịch thông thường, bố cục rõ và dữ kiện đúng quan trọng hơn việc gắn nhãn “mẫu chuẩn được mọi cơ quan chấp nhận”.

Có thể tham khảo bảng chọn mẫu công văn và văn bản doanh nghiệp để chọn đúng dạng đề nghị, thông báo, giải trình hoặc biên bản. Đừng đưa một yêu cầu thương lượng vào mẫu thông báo rồi làm người nhận hiểu rằng họ buộc phải đồng ý.

Chuẩn bị phiếu đầu vào trước khi viết prompt

Trường	Cần ghi	Lỗi thường gặp
Mục đích	Muốn người nhận làm hoặc xác nhận điều gì	Chỉ ghi “viết hay hơn”
Người nhận	Tên đơn vị, vai trò đầu mối đã kiểm	Dùng tên từ một hồ sơ cũ
Dữ kiện	Số hồ sơ, ngày, việc đã xảy ra	Trộn sự thật với phỏng đoán
Căn cứ nội bộ	Tài liệu nào chứng minh từng ý	Yêu cầu AI tự tìm số hợp đồng
Phương án đề nghị	Nội dung, thời điểm và phần còn chờ đồng ý	Viết đề nghị như cam kết đã chốt
Người duyệt	Ai kiểm dữ kiện, ai có quyền ký/gửi	Coi bản AI là bản cuối

Không đưa dữ liệu mật hoặc dữ liệu cá nhân không cần thiết vào prompt. Có thể thay tên thật bằng mã giả trong lúc luyện cấu trúc, sau đó người được phép điền dữ kiện vào môi trường đã được doanh nghiệp chấp thuận.

Mẫu prompt có thể sao chép

Dùng phần dưới đây như phiếu giao việc; thay các phần trong ngoặc vuông bằng thông tin đã được phép xử lý:

Vai trò và nhiệm vụ: Hỗ trợ soạn bản nháp thư giao dịch cho doanh nghiệp, không đóng vai người có thẩm quyền ký.

Tình huống: [Mô tả ngắn việc đã xảy ra].

Người nhận và mục đích: [Đơn vị/vai trò nhận]; cần [hành động hoặc xác nhận cụ thể].

Dữ kiện được phép dùng: [Liệt kê sự kiện, số và ngày đã kiểm; chỉ rõ nguồn tương ứng].

Phương án muốn đề nghị: [Nội dung đề nghị; đánh dấu điều còn phải được bên kia chấp thuận].

Ràng buộc: Không tự tạo số công văn, căn cứ pháp luật, số tiền, thời hạn, tên người ký hoặc cam kết. Thiếu thông tin thì ghi [cần xác minh]. Không đổi ý nghĩa dữ kiện để văn bản thuyết phục hơn.

Đầu ra: Tiêu đề, người nhận, bối cảnh ngắn, nội dung đề nghị, tài liệu kèm theo, đầu mối liên hệ và chỗ ký. Sau bản nháp, liệt kê các điểm cần người soạn xác nhận. Giọng văn lịch sự, thẳng ý, không đe dọa hoặc nhận trách nhiệm ngoài dữ kiện.

Prompt này giúp giới hạn việc soạn thảo, nhưng không đảm bảo mô hình sẽ tuân thủ tuyệt đối. Người kiểm vẫn phải đọc toàn bộ bản nháp, đặc biệt những chỗ AI có vẻ rất chắc chắn.

Ví dụ giả lập: đề nghị đối tác gửi hồ sơ còn thiếu

Đầu vào giả lập: đơn vị A cần đối tác B gửi thêm danh sách thiết bị và bản xác nhận đầu mối để chuẩn bị buổi làm việc. Hai bên chưa thống nhất thời hạn bắt buộc. A chỉ muốn đề nghị nhận trước một ngày dự kiến.

Một đoạn bản nháp phù hợp có thể là:

“Để chuẩn bị nội dung buổi làm việc, kính đề nghị Quý đơn vị hỗ trợ cung cấp danh sách thiết bị và thông tin đầu mối phụ trách. Chúng tôi đề xuất nhận hồ sơ trước [ngày dự kiến] và mong Quý đơn vị xác nhận khả năng đáp ứng hoặc trao đổi thời điểm phù hợp khác.”

Một đoạn cần sửa là: “Theo quy định, Quý đơn vị phải gửi trong ba ngày, nếu không sẽ chịu trách nhiệm.” Đầu vào không có căn cứ cho nghĩa vụ, số ngày hoặc hậu quả đó. Không giữ câu này chỉ vì nghe có vẻ trang trọng.

Kiểm bản nháp theo hai lượt

Lượt một: đúng nội dung

Đặt bản nháp bên cạnh phiếu đầu vào. Gạch dưới từng tên riêng, số hiệu, số tiền, ngày và điều kiện. Với mỗi dữ kiện, hỏi: nguồn nào xác nhận? Nếu không tìm được nguồn, xóa hoặc đánh dấu để kiểm.

Tiếp theo, đọc các động từ: “đề nghị”, “cam kết”, “xác nhận”, “đồng ý”, “chịu trách nhiệm”. Một thay đổi nhỏ ở động từ có thể biến ý kiến dự kiến thành cam kết. Cũng cần phân biệt công ty đang đề xuất một thời điểm với thời hạn đã được hai bên thỏa thuận.

Lượt hai: đủ để người nhận xử lý

• Người nhận hiểu mình cần làm gì sau khi đọc không?
• Danh sách tài liệu kèm theo có tồn tại và đúng phiên bản không?
• Có đầu mối và cách phản hồi phù hợp không?
• Chỗ nào cần người có thẩm quyền duyệt trước khi gửi?
• Văn bản có thông tin của khách hoặc bên thứ ba không cần chia sẻ không?

Sửa một câu cho ngắn hơn chỉ nên làm sau khi nội dung đúng. Đừng yêu cầu AI “làm mạnh hơn” mà không nói rõ giới hạn; nó có thể thêm mức độ chắc chắn hoặc ngôn từ gây áp lực không cần thiết.

Lưu dấu vết của bản đã duyệt

Giữ bản nguồn, bản nháp AI, bản đã được người phụ trách sửa và bản gửi chính thức theo quy tắc phiên bản. Ghi rõ ai duyệt và thời điểm, không để nhân viên chọn nhầm file có tên “final mới nhất”. Việc lưu dấu vết hỗ trợ kiểm tra công việc, không tự chứng minh đầy đủ mọi yêu cầu pháp lý về văn bản điện tử.

Nếu văn bản đòi hỏi điều khoản giữa hai bên thay vì một thư đề nghị, chuyển sang quy trình dùng AI soạn hợp đồng với bảng điều khoản và cổng rà soát riêng. Không kéo dài prompt công văn để xử lý luôn một giao dịch phức tạp.

Để xây quy trình rộng hơn, xem cách chọn công việc AI cho doanh nghiệp nhỏ. Nếu thông tin cần soạn nằm trong nhiều hồ sơ, tra cứu tài liệu với Tailieu.ai có thể là hướng kiểm thử; vẫn cần đối chiếu trích dẫn và tự phê duyệt văn bản trước khi gửi.