Cẩm nang Tailieu.ai.vn
Mẫu biên bản nghiệm thu dịch vụ: đối chiếu đầu ra trước khi ký
Sao chép mẫu biên bản nghiệm thu dịch vụ, ghi rõ tiêu chí, bằng chứng, phần chưa đạt và nghĩa vụ còn lại trước khi đối chiếu thanh toán.
Xuất bản:
Nhà cung cấp nói đã hoàn thành, người sử dụng nói vẫn thiếu, còn kế toán hỏi có được thanh toán chưa. Vấn đề thường không nằm ở tên biên bản mà ở việc chưa ai ghi rõ nghiệm thu cái gì và dựa vào tiêu chí nào.
Biên bản nghiệm thu dịch vụ nên giúp một người không dự họp vẫn hiểu: đầu ra nào đã kiểm tra, kết quả ra sao, còn việc gì và ai xử lý. Mẫu dưới đây dành cho dịch vụ B2B thông thường trong nước. Các dịch vụ xây dựng, y tế hoặc lĩnh vực có quy trình chuyên ngành cần mẫu và căn cứ riêng, không dùng nguyên bài này.
Đừng bắt đầu từ ô “đạt”
Bắt đầu từ hợp đồng, phụ lục phạm vi và tiêu chí đầu ra đã thống nhất. Sau đó tập hợp sản phẩm bàn giao, nhật ký kiểm thử, tài liệu hướng dẫn hoặc bằng chứng thực hiện phù hợp. Có file được gửi chưa đồng nghĩa với đầu ra đạt yêu cầu; đã dùng thử cũng chưa tự động giải quyết mọi vấn đề về quyền sử dụng, chất lượng hoặc nghĩa vụ còn lại.
Ví dụ giả định: doanh nghiệp thuê thiết kế bộ tài liệu bán hàng. Hợp đồng yêu cầu bản trình chiếu chỉnh sửa được và bản PDF. Nhà cung cấp mới gửi PDF. Có thể ghi PDF đã nhận và đạt tiêu chí hình thức, nhưng file nguồn còn thiếu. Không nên đánh dấu “hoàn thành toàn bộ” chỉ vì buổi trình bày đã diễn ra.
Mẫu biên bản nghiệm thu có thể sao chép
Thay các ô vuông bằng dữ liệu thật. Nếu chưa có bằng chứng, ghi “chưa đủ căn cứ kiểm tra” thay vì tự điền “đạt”. Các thời hạn trong mẫu phải do người có thẩm quyền thống nhất, không phải thời hạn bắt buộc chung.
BIÊN BẢN NGHIỆM THU DỊCH VỤ [đợt/hạng mục]
Số biên bản: [điền]. Ngày, giờ và địa điểm/phương thức kiểm tra: [điền]. Hợp đồng căn cứ: [số, ngày]; phụ lục và tài liệu phạm vi liên quan: [số, phiên bản].
1. Thành phần tham gia và phạm vi xác nhận
Bên sử dụng dịch vụ: [tên pháp nhân, mã số doanh nghiệp, địa chỉ]. Người tham gia: [họ tên, chức danh, căn cứ phân công/ủy quyền]. Phạm vi được xác nhận: [kỹ thuật, vận hành, tài chính hoặc nội dung khác].
Bên cung cấp dịch vụ: [tên pháp nhân, mã số doanh nghiệp, địa chỉ]. Người tham gia: [họ tên, chức danh, căn cứ đại diện]. Người có thẩm quyền ký kết quả nghiệm thu: [điền]. Các bên kiểm tra thẩm quyền ký phù hợp với nội dung biên bản.
2. Đối tượng và hồ sơ nghiệm thu
Dịch vụ/hạng mục: [tên]. Giai đoạn hoặc kỳ thực hiện: [điền]. Phạm vi kiểm tra lần này: [điền]. Phần không thuộc lần kiểm tra: [điền].
Hồ sơ được sử dụng gồm [danh mục sản phẩm, mã file, phiên bản, ngày bàn giao, đường dẫn lưu nội bộ hoặc số chứng từ]. Tiêu chí đối chiếu lấy từ [điều khoản/phụ lục cụ thể]. Trường hợp tiêu chí chưa rõ, hai bên ghi nhận điểm cần làm rõ tại mục 4, không tự sửa tiêu chí sau kiểm tra mà coi là đã thống nhất từ đầu.
3. Kết quả theo từng đầu ra
| Đầu ra/hạng mục | Tiêu chí đối chiếu | Bằng chứng hoặc cách kiểm tra | Kết quả | Ghi chú |
|---|---|---|---|---|
| [Tên, số lượng, phiên bản] | [Tiêu chí cụ thể] | [File, chạy thử, đối chiếu] | [Đạt/chưa đạt/chưa kiểm tra] | [Điền] |
| [Điền] | [Điền] | [Điền] | [Điền] | [Điền] |
Kết quả chỉ phản ánh phần được kiểm tra và bằng chứng ghi trong biên bản. Những nội dung chưa kiểm tra hoặc chưa đủ dữ liệu phải được chỉ rõ, không gộp vào kết luận hoàn thành.
4. Tồn tại và cách xử lý
| Nội dung chưa hoàn thành/chưa thống nhất | Yêu cầu làm rõ hoặc khắc phục | Người phụ trách | Mốc thống nhất | Cách kiểm tra lại |
|---|---|---|---|---|
| [Điền] | [Điền] | [Điền] | [Điền] | [Điền] |
Nếu phát hiện yêu cầu ngoài phạm vi đã ký, hai bên tách thành đề nghị thay đổi, nêu ảnh hưởng đến giá và tiến độ. Không mặc nhiên coi mọi yêu cầu mới là lỗi của nhà cung cấp, cũng không coi mọi lỗi là công việc phát sinh có tính phí.
5. Kết luận nghiệm thu
Hai bên thống nhất chọn và mô tả một kết luận phù hợp: [nghiệm thu toàn bộ phạm vi tại mục 2 / nghiệm thu các hạng mục cụ thể được liệt kê / chưa nghiệm thu và cần kiểm tra lại]. Phần được chấp nhận: [danh mục]. Phần chưa được chấp nhận: [danh mục và lý do].
Việc ký biên bản không được hiểu là tự động từ bỏ mọi quyền liên quan đến sai sót chưa phát hiện, nghĩa vụ bảo mật, quyền sử dụng hoặc nghĩa vụ còn tiếp tục theo hợp đồng và pháp luật áp dụng. Nếu các bên muốn thỏa thuận thêm việc miễn trừ hay giới hạn trách nhiệm, nội dung đó cần được xem xét riêng, không giấu trong câu xác nhận chung.
6. Thanh toán, bàn giao và nghĩa vụ tiếp tục
Ảnh hưởng của kết quả nghiệm thu đến đợt thanh toán: [dẫn điều khoản và khoản đủ điều kiện; ghi rõ hồ sơ còn thiếu nếu có]. Biên bản này không tự thay đổi giá, số tiền phải trả hoặc lịch thanh toán ngoài phần được hai bên có thẩm quyền thống nhất rõ.
Tài sản, quyền truy cập, file nguồn, tài liệu hướng dẫn và các nội dung bàn giao còn lại: [điền]. Bảo hành, hỗ trợ, bảo mật và các nghĩa vụ tiếp tục: [dẫn đúng thỏa thuận, đầu mối phụ trách]. Không ghi “không còn nghĩa vụ nào” nếu vẫn còn công việc sau nghiệm thu.
7. Xác nhận và lưu hồ sơ
Các ý kiến khác biệt được bảo lưu: [nội dung, bên nêu ý kiến, tài liệu liên quan]. Cách xử lý bất đồng thực hiện theo [điều khoản hợp đồng hoặc cơ chế đã thống nhất]. Tài liệu đính kèm: [danh mục]. Số bản/hình thức lưu: [điền].
Đại diện có thẩm quyền bên sử dụng dịch vụ: [họ tên, chức danh, ký]. Đại diện có thẩm quyền bên cung cấp dịch vụ: [họ tên, chức danh, ký]. Người kiểm tra chuyên môn nếu có: [họ tên, phạm vi xác nhận].
Ba tình huống cần ghi khác nhau
Chỉ hoàn thành một phần: liệt kê đúng hạng mục đã đạt. Nếu hợp đồng cho phép thanh toán theo phần, đối chiếu điều kiện đó. Không tự suy từ “đạt một phần” thành một tỷ lệ tiền nếu hợp đồng chưa có căn cứ tính.
Đạt chức năng nhưng thiếu hồ sơ: tách kết quả chuyên môn với tình trạng chứng từ. Có thể sản phẩm chạy đúng nhưng thiếu tài liệu hướng dẫn, hóa đơn hoặc thông tin phục vụ thanh toán. Ghi rõ cái thiếu thay vì dùng một kết luận bao trùm.
Hai bên bất đồng về chất lượng: mô tả hiện tượng có thể quan sát, cách thử và kết quả. “Không đẹp” hoặc “không đúng ý” khó xử lý hơn “logo dùng sai phiên bản đính kèm hợp đồng”. Nếu tiêu chí ban đầu quá mơ hồ, cần làm rõ và thống nhất cách giải quyết, không để biên bản tạo cảm giác đã có sự đồng thuận.
Kiểm tra nhanh trước khi chuyển kế toán
Người sử dụng kiểm tra sản phẩm; người quản lý hợp đồng kiểm tra phạm vi; kế toán đối chiếu số tiền và chứng từ. Ba vai trò có thể do ít người đảm nhiệm trong doanh nghiệp nhỏ, nhưng ba việc vẫn cần được làm.
Kiểm tra mã hợp đồng, thời kỳ dịch vụ, tên pháp nhân, phiên bản đầu ra, danh sách tồn tại và người ký. Gửi bản đã thống nhất cho đúng đầu mối hai bên. Giữ cả bằng chứng giao nhận và bản sửa sau khắc phục để có thể tra lại chuỗi xử lý.
Không ký trước cho đủ hồ sơ khi việc chưa hoàn thành. Nếu cần xác nhận tiến độ để tạm thanh toán, hãy dùng nội dung phản ánh đúng tiến độ và cơ sở thanh toán thay vì biến nó thành nghiệm thu toàn bộ.
Nguồn tham khảo và cách dùng TailieuAI
Đối chiếu Luật Thương mại 36/2005/QH11 và thỏa thuận dịch vụ cụ thể. Cơ sở dữ liệu ghi luật hết hiệu lực một phần; không hiểu bài này là xác nhận toàn bộ luật chưa thay đổi. Nguồn được kiểm tra ngày 25/10/2026. Mẫu là khuyến nghị quản trị cho giao dịch thông thường, không thay quy trình chuyên ngành hoặc ý kiến pháp lý.
TailieuAI hỗ trợ hồ sơ chứng từ kế toán có thể giúp bạn tổ chức việc kiểm tra tính đầy đủ của bộ hồ sơ. Kết quả nghiệm thu vẫn cần người thực sự hiểu đầu ra xác nhận, không thể chỉ dựa vào bản tóm tắt do AI tạo.